2022-991247 – ADJAD – Secrétaire à la DRAC d’Ile de France – Paris H/F

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  • Publié il y a 1 mois

Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Sous l’autorité de la cheffe du département, le/la secrétaire (F/H) est principalement chargé d’accompagner la cheffe du département danse et musique et les conseillers, dans leurs activités quotidiennes, en particulier en assurant le premier niveau de communication avec les interlocuteurs du département et la gestion administrative courante du département.

Activités principales :

Assurer toutes missions permettant une fluidité du fonctionnement du département danse et musique (ordre de mission, établissement des ordres de jour des réunions de département et de leur compte-rendu) ;

Assurer la gestion de l’agenda de la cheffe de département et des conseillers ;

Assurer l’accueil téléphonique et physique, l’information et l’orientation des différents interlocuteurs ;

Assurer l’enregistrement, la gestion, et  le suivi du courrier et courriels internes et externes, ainsi que des parapheurs ;

Organiser et préparer matériellement les réunions internes et les rendez-vous externes (dossiers, liste des personnes présentes, plans de déplacements) ;

En dialogue avec les secrétariats des départements théâtre et arts visuels, garantir la bonne circulation des informations à relayer à l’échelle du service régional de la création ;

Constituer des dossiers par projet/structure et en assurer l’actualisation, le classement et l’archivage physique et sur le réseau ;

Assurer l’enregistrement, le suivi, le rangement et la reprographie de documents ;

Établir les modèles de courriers et leur mise à jour ;

Garantir le bon format, la vérification grammaticale et orthographique de l’ensemble des documents sortants du département ;

Construire et mettre à jour les fichiers contacts du département ;

Assurer la gestion des besoins courants de fournitures ;

Assurer l’assistanat administratif des conseillers en charge du suivi de l’enseignement spécialisé (premier niveau d’information sur les procédures de classement et de l’appel à projet conservatoire, correspondances dédiées)

En dialogue avec les assistantes gestionnaires chargées du suivi du diplôme d’État danse et des aides individuelles, être à même d’assurer un relais sur les missions essentielles pendant les périodes de forte activité ou de congés (ouverture de livrets de formation, traitement et diffusion de l’information…)

Les missions confiées sont susceptibles d’être ajustées en fonction de l’évolution du projet de service du service régional    de la création et/ou de l’évolution de l’organisation du département danse et musique.

Compétences principales mises en œuvre :

Rigueur, discrétion, sens de l’organisation et de l’anticipation.

Maitrise des outils bureautiques standards
Maitrise des techniques de communication écrites et orales
Aptitude pour le travail en équipe
Expérience souhaitée sur des fonctions équivalentes.
Intérêt pour le spectacle vivant
Géolocalisation du poste : 45-47 Rue Le Peletier 75009 Paris
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Détails de l’offre d’emploi
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