2022-992253 – Gestionnaire polyvalent gestion du suivi budgétaire et comptable – Musée Port-Royal (78) H/F

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  • Publié il y a 1 mois

Domaine / Métier : Gestion budgétaire et financière/Chargée / Chargé du pilotage et de la gestion des ressources budgétaires
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
1. Assistant(e) du directeur et du secrétaire général
1.1 organisation des réunions réglementaires du musée : envoi des convocations, préparation des dossiers, envoi des comptes-rendus ;
1.2 coordination des activités de sensibilisation et de médiation des associations du musée : recueil et mise en ordre des activités proposées par les associations, recueil de l’accord de la direction, mise à jour de la programmation des événements du musée ;
1.3 tenue du répertoire d’adresse du musée : mise à jour du fichier multicritère de publipostage ;
1.4 organisation des réunions de la direction : recherche de dates, envoi des invitations/convocations et éventuel dossiers :
1.5 gestion des appels téléphoniques et des messages électroniques adressés à la direction, prise de message et transmission ; gestion des messages reçus sur l’adresse électronique du musée et sur le site internet ;
2. gestionnaire administrative
2.1 gestion budgétaire et financière : définition et suivi des enveloppes ; suivi des devis, émission et suivi des commandes ; suivi et paiement des factures (chèques ou virements) ; suivi du compte bancaire, interface avec le bureau comptable ; suivi des conventions d’occupation précaires, émission des factures correspondantes, préparation des documents budgétaires, financiers et comptables ;
2.2 gestion de ressources humaines : gestion de proximité (suivi des dossiers de formation professionnelle, congés, maladie, RenoiRH) ;
2.3 gestion de l’entretien immobilier : contrôle des contrats d’entretien des installations ; gestion des visites périodiques d’entretien ; gestion des visites de réparation ;
2.4 gestion des fournitures et du matériel : vérification des stocks de consommables et de fournitures administratives ; organisation des commandes ; recherche éventuelle de fournisseurs ;
2.5 gestion de la communication interne : mise à jour du tableau événement et envoi à l’ensemble du personnel et aux associations ; transmission des messages au personnel ;
2.6 gestion de la communication externe : mise à jour des données du musée sur les bases documentaires, guides, sites internet et réseaux sociaux ; envoi d’informations sur les expositions et événements à la presse ;
2.7 rédaction de courriers : rédaction de bordereaux de transmission ; préparation de courriers et courriels, réponse aux courriels généraux ;
2.8 gestion des publics (coordination des visites-conférences et groupes) ;
2.9 participation à l’accueil, la sécurité et la sûreté du musée : gestion de deuxième niveau des appels reçus par le standard du musée ; participation à l’évacuation du personnel et du public en cas d’alarme ; assistance de premier secours et de matériel en cas d’événements ; réponse aux demandes de renseignement du public.

Compétences techniques :
–          Connaissance des missions du Ministère de la Culture et des missions des musées de France ;
–          Connaissance de l’organisation des services centraux du MC et de l’administration territoriale ;
–          Connaissance des outils informatiques (bureautique) ;

Savoir-faire :
–          Autonomie et initiative ;
–          Capacité d’analyse et de synthèse ;
–          Capacité d’adaptation aux exigences du poste et du contexte ;
–          Capacité à dialoguer et à coopérer avec les partenaires professionnels externes et internes ;
–          Qualité rédactionnelle et connaissance des règles du courrier administratif ;
–          Sens de l’organisation

Savoir-être (compétences comportementales) :
–          Réactivité face aux sollicitations professionnelles ;
–          Discrétion et confidentialité (savoir discerner les informations communicables ou non selon les interlocuteurs et les situations) ;
–          Disponibilité ;
–          Sens du service public
–          Goût du travail en équipe ; relationnel avec les partenaires locaux et associatifs

Géolocalisation du poste : Route des Granges 78114 Magny-les-Hameaux
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Détails de l’offre d’emploi
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