2022-994591 – Assistant(e) de direction générale / présidence H/F

  • Fonction Publique
  • N’importe où
  • Publié il y a 3 mois

Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Mission

Le(la) titulaire du poste sera rattaché(e) au président et au directeur général délégué de l’Institut et apportera également son soutien au directeur général délégué adjoint. Au sein d’une équipe composée de deux assistant(e)s, de même niveau, il/elle assurera les tâches polyvalentes d’assistanat pour l’ensemble de la direction de l’établissement (présidence et direction générale).

Fonctions

L’assistant(e) de direction partagera avec sa collègue les fonctions suivantes :
Principales fonctions d’assistanat :

– assure l’interface entre la gouvernance de l’établissement et des directions, en
régions comme au siège.
– assure l’enregistrement et le suivi du courrier départ et arrivée, la transmission
des documents vers les autres directions et veille au respect des délais de
réponse ;
– réceptionne et effectue les demandes de rendez-vous qu’il/elle planifie ;
– veille à l’organisation logistique des déplacements et rendez-vous ;
– organise et coordonne les réunions ;
– met en forme et rédige des informations (courriers, notes, compte-rendu,
notamment du Comité de direction) dont il/elle assure la transmission ;
– vérifie l’ensemble des documents soumis à la signature du directeur général
(respect de la charte graphique, visa, etc.) et du président ;
– gère l’accueil téléphonique de la direction générale et de la présidence et filtre
et oriente les appels ;
– peut gérer certains dossiers spécifiques à la demande du directeur général ou
du président ;
– est responsable de la qualité de l’accueil, à ce titre, il/elle sera l’interlocuteur
privilégié du service des affaires générales et immobilières ;
– certaines tâches spécifiques pourront lui être confiées selon les besoins de la
direction de l’institut.

Poste ouvert en catégorie 4 ou 5 de la filière administrative de l’Inrap, à pourvoir
par voie de recrutement interne ou externe sur emploi contractuel (CDI). Les
titulaires de la fonction publique peuvent être recrutés sur ce poste par la voie du
détachement.

Niveau de diplôme requis

− licence ou titre équivalent pour la cat.4 ou Doctorat pour la cat.5
− diplôme universitaire de technologie ou brevet de technicien supérieur ou titre
équivalent et deux années d’expérience professionnelle dans des fonctions similaires à celles relevant de cette catégorie, pour la cat 4,
– Licence ou diplôme français ou étranger équivalent et trois années d’expérience
professionnelle dans des fonctions similaires à celles relevant de cette catégorie, ou
diplôme d’études approfondies ou diplôme d’études supérieures spécialisées et deux années d’expérience professionnelle dans des fonctions similaires à celles relevant de cette catégorie pour la cat. 5

Compétences et expérience requises

– Expérience approfondie de l’assistanat de direction générale
– Bonne connaissance de l’administration (établissement public, ministères) et
des Institutions publiques ;
– Très bonne connaissance de l’outil informatique et des logiciels de bureautique
(Word, Excel…) ;
– Autonomie et réactivité ;
– Discrétion et confidentialité ;
– Sens de l’accueil ;
– Capacité à travailler en équipe ;
– Capacité à travailler dans l’urgence ;
– Capacité rédactionnelle, excellente orthographe et bonne grammaire ;
– La maîtrise de l’anglais serait un atout supplémentaire ; – Expérience solide
demandée dans un poste équivalent.
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Détails de l’offre d’emploi
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