Domaine / Métier : Interventions techniques et logistiques/Gestionnaire logistique
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Environnement professionnel
Sous l’autorité de la directrice adjointe scientifique et technique (DAST) du centre archéologique de Valence, rattaché à la direction interrégionale Auvergne Rhône-Alpes, l’assistant(e) opérationnel(le) a pour mission d’organiser les moyens humains nécessaires à la mise en œuvre des opérations archéologiques, d’en suivre l’activité (temps) et les frais de déplacement, et de contribuer à la prévision des besoins et des ressources, pour le centre de Valence.
L’assistant(e) opérationnel(le) est l’interlocuteur privilégié des agents opérationnels de la DIR dans le cadre de ses missions de planification des équipes et de suivi des temps et des frais. Il/elle travaille en lien étroit avec les gestionnaires de conventions, les assistants techniques, le CDCC, le conseiller sécurité prévention et le gestionnaire RH.
PRINCIPALES MISSIONS :
Programmation – planification des agents
• Contribuer à la préparation des réunions de programmation, y participer puis suivre l’application des décisions prises lors de ces réunions
• Assurer la saisie, dans le progiciel de gestion intégrée dédié, des besoins des opérations, le budget en jour/homme par phase et les dates de début et fin de l’intervention prévue par ressource et par phase (préparation, terrain, étude)
• Constituer les équipes, sur proposition de la DAST, et affecter les agents aux opérations en fonction de leur profil de compétences et de leur date prévue de disponibilité (prise en compte les indisponibilités prévisionnelles des agents, contacter les agents, règlement des modalités d’affectation…)
• Informer la secrétaire générale et la DAST des agents en CDI risquant d’être en rupture de charge ou non affectés
• Informer la gestion RH des conditions d’obtention des indemnités liées à l’activité opérationnelle (suppléance archéologique, interventions fréquente hors RA)
• Préparer et diffuser les ordres de mission
Activités complémentaires
En tant que de besoin et afin d’assurer la continuité du service :
Suivi de l’activité (temps et frais)
• Saisir les relevés de temps à partir de la planification et des documents transmis par les responsables d’opérations
• Contrôler et saisir les pièces justificatives des demandes de remboursement de frais
• Assurer le suivi du processus de validation des frais et des temps, traiter les anomalies et faire remonter l’information au secrétaire général
-> Assurer en tant que de besoin la continuité de service en prenant en charge tout ou partie du périmètre d’activité des autres assistants opérationnels de la Direction ARA.
Compétences principales mises en œuvre
4 niveaux : initial (I), pratique (P), maitrise (M) et expertise (E)
♦ Savoir : connaissances générales ou spécialisées
– Connaissance du statut des établissements publics (I)
– Connaissance en gestion des ressources humaines (P)
– Sensibilité à l’archéologie (I)
– Connaissance de la chaine opératoire d’une opération archéologique préventive (I)
♦ Savoir-faire : maîtrise des pratiques professionnelles
– Faire preuve d’organisation, de rigueur et de méthode (M)
– Savoir être force de proposition (P)
– Savoir anticiper et gérer les priorités (M)
– Capacité à travailler en équipe (M)
– Savoir gérer les relations conflictuelles (M)
– Pratique des outils bureautiques courants, notamment des outils de planification (M)
♦ Savoir-être : attitudes ou comportements
– Faire preuve de polyvalence et d’autonomie
– Faire preuve de réactivité
– Capacité d’écoute et disponibilité
– Faire preuve de diplomatie
Conditions d’exercice
→ Réactivité et capacité à travailler dans l’urgence
Formation – Expérience requise
– DUT ou BTS ou titre ou diplôme français ou étranger au moins équivalent
ou
– baccalauréat ou diplôme français ou étranger équivalent et 2 années d’expérience professionnelle dans des fonctions similaires.
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
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