2023-1122787 – Chargé/e de scolarité (classes préparatoires conservateurs-restaurateurs, VAE) – EP Ecole du Louvre H/F

Domaine / Métier : Enseignement et Formation/Assistante / Assistant d’éducation
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Au sein de la direction des études de l’Ecole du Louve, le service de la scolarité comprend dix-sept personnes pour gérer les cursus des élèves depuis leur candidature à l’école jusqu’à leur diplôme. Le service se déploie en quatre secteurs en interaction : admissions et inscriptions, enseignements et plannings, examens et diplômes, vie scolaire.

Au sein du secteur programmation et enseignements, le/la chargé/chargée de scolarité assure la gestion administrative des candidats et des élèves en scolarité dans les classes préparatoires aux concours des restaurateurs et des conservateurs. Il/elle est également responsable du dispositif de validation des acquis de l’expérience (VAE).

Gestion des classes préparatoires conservateurs et restaurateurs (120 élèves) :
– Gestion des candidatures et suivi des élèves en cours de scolarité (information et accueil des élèves),
– Suivi spécifique de la Prépa Talents en lien avec l’Institut national du patrimoine,
– Suivi de l’assiduité, gestion des devoirs, saisie des notes, concours blancs, oraux d’entrainement.

Programmation des enseignements et suivi des enseignants :
– Mise en place des calendriers de cours en coordination avec la responsable de secteur, les coordinatrices des classes préparatoires et la direction des études,
– Saisie de l’ensemble des cours dans le logiciel de gestion des cours et des plannings, ajustements des calendriers en fonction des disponibilités des enseignants, préparation des lettres de commandes et des services faits pédagogiques mensuels,
 – Gestion des supports de cours et bibliographies, demandes de reprographie,
– Suivi, en lien avec le service financier, des ordres de missions des intervenants.

Gestion du dispositif de la validation des acquis de l’expérience (VAE) :
– Renseignements des candidats, instruction des dossiers et organisation des jurys,
– veille sur l’évolution de la réglementation.

Il/elle suit la gestion des salles de cours en cas d’absence de la responsable de secteur (demandes de réservations de salles de l’administration ou des associations étudiantes).

Il/elle assure la préparation et le suivi du budget des cours et jurys programmés.

Il/elle réalise des statistiques sur son champs de responsabilité : candidatures, résultats aux concours, VAE, etc. ainsi que le rapport d’activité de l’année pour les classes préparatoires et la VAE.

L’agent travaille au sein d’une équipe de 5 personnes : 1 responsable de secteur et 3 autres chargées de scolarité qui coordonnent le premier cycle, le deuxième cycle et les travaux dirigés devant les œuvres.

Le/la chargé/e de scolarité intègre une équipe à taille humaine et pourra être amené/e à intervenir en soutien de ses collègues des autres secteurs lors des pics d’activité.

Brève description du profil : Agent titulaire de la fonction publique de catégorie B (par voie de mobilité ou détachement – secrétaire administratif, rédacteur, ITRF) ou contractuel/contractuelle en CDI de droit public.
Connaissance de l’enseignement supérieur.
Première expérience sur un poste de chargé/e de scolarité appréciée.

Compétences techniques :
o    Goût pour l’organisation
o    Esprit logique et sens pratique
o    Rigueur administrative
o    Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
o    Capacité à s’adapter à des outils informatiques nouveaux (Prothée logiciel de gestion de scolarité, Campus numérique Moodle, Teams)

Savoir-faire :
o    Bonnes capacités d’expression (orale et écrite)
o    Maitrise des calendriers et des délais
o    Capacité à alerter et rendre compte
o    Bonne connaissance de l’enseignement supérieur (LMD), notamment du système de notation en crédits (ECTS).
o    Des connaissances du secteur d’enseignement (histoire de l’art, musée, patrimoine, culture) seraient un atout.

Compétences comportementales :
o    Aptitude au travail d’équipe
o    Qualités relationnelles (poste en lien avec de nombreux interlocuteurs)
o    Capacité d’écoute et sens des relations humaines
o    Ponctualité et disponibilité

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.
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