2023-1127890 – SEADM – Chargé de scolarité – CNSMDP (75) H/F

Domaine / Métier : Enseignement et Formation/Gestionnaire de scolarité
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Sous l’autorité et la supervision du chef du département musicologie et analyse, le titulaire du poste aura pour missions principales :
 1/ La gestion de la scolarité des étudiants
 · Accueil, information et inscription pédagogique des étudiants en cycles préparatoire et supérieur de musicologie et analyse
· En début de cursus, création sur le logiciel Oasis des dossiers de cursus des élèves ; mise à jour en cours de cursus, puis archivage en fin de cursus.
· Suivi des absences et des sanctions
· Saisie et suivi dématérialisé des récompenses et des décisions sur la scolarité de chaque étudiant par discipline essentiellement sur le logiciel Oasis.
· Suivi des activités pédagogiques de médiation : séminaires, journées d’étude, stages individuels
· Rédaction de courriels individuels et collectifs
· Élaboration d’horaires de passage et de plannings (oraux blancs, réunions avec les élèves et/les professeurs)
· Aide à la rédaction de comptes rendus de réunions
· Information des enseignants, des élèves et du public, pour les questions relatives à l’organisation des cours et aux plannings.
· Coordination et suivi organisationnel des cours et des séminaires (demandes spécifiques en matériel pédagogique et équipement)
· Le cas échéant, suivi de dossiers spécifiques délégués par le chef de département (commissions de discipline, comités d’attribution de bourses, etc)

2/ assurer l’organisation et la préparation des examens et des concours
· Planning des examens et des concours
· Production des tableaux de notation d’examen et concours préremplis pour les disciplines principales et complémentaires
· Aide à l’élaboration des protocoles
· Établissement des ordres de passages et convocation des candidats
· Réalisation de fiches techniques à l’intention des appariteurs-rices
· Aide à l’édition et mise en page des sujets, pouvant nécessiter de commander, emprunter et rendre des documents à la médiathèque
· Aide à l’accueil et à l’information des jurys
· Coordination du déroulement des examens et concours
· Le cas échéant, diffusion des extraits sonores
· Anonymisation des copies d’épreuves pour le jury
· Calcul des notes du certificat d’analyse A
· Saisie et transmission des résultats sur Oasis
· Le cas échéant : secrétariat de délibération (calcul des notes et recueil des mentions)
· Archivages et transmission des copies et sujets d’examen à la médiathèque
3/ Assurer et coordonner la logistique des évènements de diffusion pédagogique et de recherche (Concert-lecture, Journée d’études, conférences-concert, ateliers, etc)
· Aide à la réservation des salles, veiller à la bonne configuration du matériel (chaises, tables, écrans, tableaux)
· Assurer et coordonner les besoins en informatique, sonores et audiovisuels des intervenants en collaboration avec les services de l’accueil, de la planification des activités pédagogiques et de la logistique, du bâtiment, de l’audiovisuel et de l’informatique et le département FSMS.

Compétences principales mises en œuvre : (cotés  sur 4 niveaux initié – pratique – maîtrise – expert)

Compétences techniques :
·         Maîtrise des outils bureautiques classiques (Word, Excel, Google forms, etc.) et de plateformes de stockage de données numériques
·         Pratique : connaissance de l’univers d’Office 365 : Teams, OneDrive, Outlook, etc
·         Pratique ou maîtrise : compétences musicales (savoir lire la musique et/ou connaissances en musicologie et/ou culture musicale)
 
Savoir-faire
 ·         Organiser son temps de travail en fonction des priorités et urgences
·         Auto-contrôler son travail afin de déceler d’éventuelles erreurs
·         Qualités rédactionnelles et de synthèse
·         Rigueur et sens de l’organisation et du classement
·         Renseigner, accompagner et conseiller ses interlocuteurs internes
 
Savoir-être (compétences comportementales)
·         Organiser son temps de travail en fonction des priorités et urgences
·         Auto-contrôler son travail afin de déceler d’éventuelles erreurs
·         Qualités rédactionnelles et de synthèse
·         Rigueur et sens de l’organisation et du classement
·         Renseigner, accompagner et conseiller ses interlocuteurs internes

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