2023-1132350 – Assistant·e de direction H/F

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
La direction de la communication du musée du quai Branly – Jacques Chirac définit et met en œuvre la politique interne et externe de communication de l’établissement. Elle est composée :
d’un pôle en charge des relations avec les médias
d’un pôle en charge des événements, des partenariats, de la publicité et de la communication interne
d’un pôle digital
d’un pôle en charge des affaires administratives, financières et juridiques

L’Assistante / Assistant de direction assure le secrétariat de la direction de la communication et de sa Directrice et exécute des actes administratifs courants ainsi que des actes de gestion financière.
A ce titre, elle/il devra notamment :

1. Missions transversales :
Contribuer à l’animation de l’intranet de l’établissement
Gérer les abonnements presse du musée
Participer ponctuellement aux vernissages et aux événements de relations publiques (organisation et accueil)
Concevoir et mettre à jour le recensement de tous les événements de relations publiques des grandes institutions culturelles parisiennes
Rédiger les ordres du jour et les compte-rendu des réunions avec la direction générale et des réunions de direction
Contribuer à la coordination des plannings de réservation d’espaces, en lien avec le pôle presse
Piloter en liaison avec les pôles concernés l’archivage électronique des documents
Relever les boîtes mails « Communication interne » et « Communication » et transmettre aux directions ou agents concernés
 
2. Administration / assistanat :
Gérer l’agenda de la directrice
Distribuer le courrier et transmettre la presse sous format print
Gérer les temps de travail sur le logiciel concerné (congés, absence, télétravail, horaires variables)
Gérer les contacts : traiter les contacts entrants et sortants de la directrice, contribuer à la mise à jour des contacts de la direction et faire suivre aux directions concernées les informations sur les nouvelles nominations.
Gérer les envois de catalogues à la presse et aux partenaires
Préparer les déplacements et missions des membres de la direction
Assurer les commandes de papeterie et de fournitures
Effectuer les commandes de cartes de visite, cartes de communication
Suivre les modalités d’accueil des nouveaux collaborateurs
Assurer d’autres tâches relevant du périmètre de la DCOM : concevoir tout document utile à la demande de la directrice (PPT, Excel, Word…), suivre les interventions techniques, …
 
Relations professionnelles :

En interne : en lien avec les Responsables et les agents de son équipe et/ou de sa direction, les Secrétaires et Assistants/Assistantes des autres directions transversales, Directions de l’administration des ressources humaines, comptable, moyens techniques et de la sécurité…
En externes : en lien avec tout interlocuteurs externes, les prestataires (exploitant de l’établissement, autres sociétés externes)

Formation en assistanat de direction (Bac + 2 / + 3), expérience d’au moins trois ans dans un emploi similaire
Appétence pour la communication
Maîtrise des techniques rédactionnelles pour la correspondance écrite (orthographe, grammaire, syntaxe…)
Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Powerpoint, Excel, Outlook) et internet
Ponctualité
Rigueur, organisation, sens des priorités
Sens de s’anticipation, réactivité
Qualités relationnelles, capacité à s’adapter à différents types d’interlocuteurs
Sens de la confidentialité

Le musée du quai Branly – Jacques Chirac s’engage à promouvoir l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
 

Géolocalisation du poste : 222 Rue de l’Université, 75007 Paris, France
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