2023-1132392 – ADJAD – Assistant de direction – ENSAD Nancy (54) H/F

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Placé.e sous l’autorité de la secrétaire générale et en lien avec l’équipe de direction, l’assistant.e de direction exerce les missions suivantes :
–          Organiser l’activité et la préparation des dossiers pour la direction (organisation du planning, des réunions et rendez-vous, gestion des priorités et urgences, préparation des dossiers en amont des rendez-vous) ;
–          Contribuer à la diffusion de l’information pour la direction de l’Ensad Nancy et garantir la fluidité de la communication interne;
–          Assurer le secrétariat administratif (accueil, gestion des courriers et mails, préparation de notes, mise en œuvre et suivi des procédures administratives internes) ;
–          Assurer la logistique des réunions, visites, instances (conseil d’administration, conseil scientifique) et des séminaires : réservation et organisation des salles, convocations, préparation des dossiers, …
–          Gérer le secrétariat des différentes instances (prises de notes, rédactions des procès-verbaux,…)
–          Assurer le suivi des conventions et des délibérations et la gestion administrative des projets portés par la direction ;
–          Organiser, la gestion des fichiers partagés en lien avec les services ;
–          Être un appui pour la coordination des rapports d’activité et autres documents stratégiques ;
–          En lien avec les services, contribuer à l’archivage (tri, élimination et versement aux archives) ;
–          Organiser les évènements conviviaux à l’attention des personnels ;
–          Assurer l’accueil de l’école le mercredi après-midi.

Compétences principales mises en œuvre :

·         Connaissance du fonctionnement de l’administration et des procédures administratives
·         Maitrise de la gestion et du suivi de dossiers
·         Parfaite maîtrise de la syntaxe professionnelle, de la rédaction administrative et de l’orthographe
·         Parfaite maîtrise des outils de la bureautique (pack office, open office, file maker et courrier électronique)

 
Savoir-faire

–         Être réactif/réactive, savoir anticiper, gérer des priorités et le suivi des échéances
–         Recevoir, filtrer et transmettre les demandes, les messages téléphoniques et les courriers électroniques
–         Savoir organiser le classement et l’archivage
–         Être méthodique et organisé.e
–         Savoir travailler en équipe et dans l’urgence
 
Savoir-être (compétences comportementales)

–         Discrétion
–         Très bon relationnel
–         Bonne expression orale
–         Bonne présentation
–         Disponibilité et adaptabilité
–         Polyvalence
–         Sens du service public
–         Sens de l’accueil

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Géolocalisation du poste : 1 Place Charles Cartier-Bresson Nancy 54000 Nancy
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