2023-1132542 – Secrétaire H/F

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
La Bibliothèque nationale de France (BnF) a parmi ses missions celle de conserver pour l’éternité un exemplaire de toute la production éditoriale française. Le département de la Conservation (DSC) est chargé de mettre en oeuvre cette politique.
Au sein du DSC, le Centre de conservation Joël le Theule, situé à Sablé-sur-Sarthe (département de la Sarthe), assure des prestations pour tous les départements de collection, pour la délégation aux relations internationales, pour la Direction du développement culturel et du Musée, la délégation au
Mécénat ou BnF-Partenariat, et pour les partenaires de la BnF.
Ces prestations couvrent notamment la numérisation et la post production de documents variés, la restauration et la description par métadonnées. Ce service sera transféré après 2029 sur le nouveau site de la BnF en projet à Amiens (Somme).
Missions :
Assister le responsable du Centre dans la mise en œuvre des activités sur le plan administratif.
Assurer un ensemble de travaux de nature administrative et de gestion, visant à la création et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement de l’unité de travail, à l’accueil et à l’information des personnes.

Activités :
Assister le responsable du centre dans
– l’organisation des événements et la planification des activités
Tenir ou mettre à jour l’agenda de son supérieur hiérarchique et organiser les rendez-vous
Organiser la logistique des réunions, formations sur site (salles, dossiers, invitations)
Organiser les entretiens annuels du service (préparation des documents, planification)
– le suivi des dossiers RH touchant le personnel du centre
En tant que correspondante RH du service, organiser et suivre les formations pour l’ensemble des agents du Centre.
Suivre et gérer les archives administratives et du personnel du Centre, en assurer le tri en fonction du plan de classement, l’élimination ou le versement au Service interne des archives.
– les actions administratives de gestion courante du Centre
Assurer le suivi des informations écrites à l’arrivée et au départ (courrier, messagerie)
Participer à la gestion du temps et des activités (GTA)
Traiter des opérations de gestion simples quotidiennes liées au personnel, aux locaux, aux matériels, aux fournitures, notamment en utilisant les applications spécialisées (correspondante GAIA, GEODE), dont des commandes à passer.
Organiser et mettre à jour le portail du service.
Exploiter et mettre à jour des fichiers de données, en particulier les statistiques de production et individuelles d’activité.

Assurer les fonctions de secrétariat du site
– accueillir, informer et orienter les visiteurs, les personnels, les clients, les prestataires et fournisseurs, les élus …
– réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier,
– gérer les appels téléphoniques
– assurer la reproduction et la diffusion inter/ externe des documents
– assurer la gestion de la documentation professionnelle liée au domaine

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