2023-1132628 – Assistant(e) de scolarité et chargé(e) des instances-ENSA de Normandie-CDD 10 mois H/F

Domaine / Métier : Enseignement et Formation/Assistante / Assistant d’éducation
Nature de l’emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Description du poste :
Il/elle assiste la responsable de service dans l’organisation quotidienne de son travail à ce titre :
Il/elle aide à l’organisation du travail du service formation : (gestion de la correspondance papier et mailing  / gestion du budget et suivi comptable des dépenses / gestion et archivage des documents papiers et numériques de la direction)

Il/elle prend en charge les aspects logistiques : organisation des déplacements et suivi des états de frais des personnels enseignants et des intervenants extérieurs / accueil physique et téléphonique.

Il/elle assiste à la préparation des instances pédagogiques (constitution des dossiers de travail)

Il/elle organise et participe aux instances pédagogiques de l’école CPS_CFVE :
Préparation de l’ordre du jour avec la responsable de service et les présidences / préparation des délibérations avec les services instructeurs et mise en forme des documents communiqués et publication /rédaction en séance des compte-rendus.

Il/elle vient en aide administrative à la gestion Parcour Sup

Il/elle vient en aide administrative aux inscriptions administratives post bac (Juillet)

Il/elle vient en aide administrative à l’organisation des Jury de diplômes
– Organisation, répartition des membres des jurys par thématique et suivi du déroulement des jurys
– Invitation des personnalités extérieures
– Suivi des résultats (PV de soutenance, attestations…).

Brève description du profil : Personnel de catégorie B disposant idéalement d’une expérience équivalente dans un établissement similaire notamment dans le domaine des instances.
Connaissance de l’enseignement supérieur.

Compétences techniques :
o    Outils bureautiques (Word / Excel)
o     Techniques de communication administrative
o    Techniques de secrétariat bureautique
o    Classement et archivage
o    Outils bureautiques
o    Environnement professionnel
o    Environnement juridique des instances
o    Droit syndical
o    Statut général des fonctionnaires de l’ETat
o    Statut général des fonctionnaires de l’État

Savoir-faire :
o    S’adapter aux différents interlocuteurs
o    Filtrer et orienter les informations
o    Réaliser un plan de classement
o    Rédiger et mettre en forme des documents
o    Communiquer à l’oral comme à l’écrit.
o    Piloter une activité
o   Écouter activement et reformuler
o   mettre en place une réforme, un dispositif

Compétences comportementales :
o   Être rigoureux autonome et avoir le sens de l’initiative et de l’organisation et disposer d’un goût certain pour l’innovation et la créativité
o    Être à l’écoute et avoir une appétence pour les relations humaines et faire preuve d’adaptation et faire preuve de pédagogie
o   Esprit d’analyse et de synthèse
o   Faire preuve de discrétion
o   Réactivité

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.
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