2023-1140609 – Chef de service du pilotage administratif

Domaine / Métier : Finances Publiques/Coordonnatrice / Coordonnateur budgétaire et comptable
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :

MISSION GENERALE :
Sous la responsabilité du directeur de la direction de la médiation et du développement des publics (DMD),
le chef de service du pilotage administratif (F/H) aura pour missions de piloter et coordonner les aspects
juridiques, financiers, ressources humaines et logistiques de la direction pour contribuer à son
fonctionnement et ainsi lui permettre de remplir sa mission de production culturelle, afin de valoriser et
diffuser les projets culturels et scientifiques de l’établissement.

ACTIVITES :
Encadrement du service et du personnel placé sous son autorité :
Définir et soutenir auprès de la hiérarchie un projet de service (missions, organisation, ressources,
indicateurs) et fédérer l’équipe autour du projet
Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle de l’activité
Définir les missions, les objectifs prioritaires et coordonner les méthodes de travail de l’équipe,
Analyser les besoins en termes de moyens humains et de compétences du service
Réaliser l’évaluation annuelle des agents et identifier leurs besoins de formation
Être garant de l’application des règles d’ergonomie au travail et des normes et dispositifs d’hygiène et de
sécurité
Pilotage budgétaire et financier de la direction en relation directe avec la Direction
Financière Juridique et des Moyens (DFJM) :
Veiller à une gestion optimale des moyens
Concevoir des outils de reporting et de suivi budgétaire et veiller à leur alimentation
Collecter les besoins et analyser les données nécessaires à la préparation du budget de la direction
Préparer le budget initial et les budgets rectificatifs
Piloter l’exécution budgétaire en lien avec la DFJM
Participer au dialogue de gestion avec la DFJM
Mettre en oeuvre la procédure des missions et des réceptions (validation des demandes, suivi des états de
frais…) et suivre le budget afférant
Réaliser des études et analyses financières
Marchés publics, contrats et conventions, en relation directe avec la DFJM :
Apporter un premier niveau d’information juridique auprès de la direction
Participer au Plan d’action achat de la direction et veiller à la mise en oeuvre en matière de politique achat
Superviser l’élaboration des contrats, conventions, des cahiers des charges et l’analyse des offres
Préparer les marchés à procédures adaptées et consultations
Suivre l’exécution des marchés
Ressources humaines de la direction, en relation directe avec la DRH :
Superviser le suivi administratif et RH des agents
Accompagner les encadrants dans toutes les problématiques en ressources humaines
Etre le représentant de la direction pour toutes les questions concernant les ressources humaines
Participer à l’analyse des besoins en termes d’effectifs, de compétences et assurer le suivi administratif des
recrutements
Superviser l’accueil des nouveaux arrivants, agents ou stagiaires
Coordonner et formaliser les besoins de formation des agents et en effectuer le suivi

Géolocalisation du poste : 75001 Paris, France
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