2023-1151252 – ADJAD – Assistant.e métier spectacle vivant – DRAC BFC – Site de Dijon H/F

Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :

La DRAC (Direction régionale des affaires culturelles) de Bourgogne-Franche-Comté, en tant que service déconcentré du Ministère de la Culture, met en œuvre pilote les politiques publiques ministérielles sur l’ensemble du territoire régional.
L’agent.e est placé.e sous l’autorité hiérarchique du directeur régional adjoint délégué, et travaille en lien fonctionnel avec les conseillers, notamment ceux qui sont présents sur site.
Il.elle assure en lien et en complémentarité avec les autres assistantes des deux sites, l’ensemble de la gestion administrative, ainsi que les missions d’assistance en secrétariat, afin de contribuer au bon fonctionnement du pôle, tant au niveau interne que vis-à-vis des usagers du spectacle vivant

 
Descriptif des missions :
 
Tâches administratives pour l’ensemble du pôle (site de Dijon)

•  Gestion du courrier dématérialisé : arrivée / départ pour le pôle (enregistrement, classement, diffusion, alertes mail, alertes dossier sensible)
• Pilotage du projet « MAARCH » (dématérialisation des courriers) pour le pôle
• Suivi et maintenance d’une base commune de contacts pour le pôle
• Suivi du circuit des revues
• Référent « Archives » pour le pôle, pour le site de Dijon

Tâches administratives spécifiques au secteur Théâtre, Musique et Danse

• Accueil physique et téléphonique, planification des agendas et gestion des déplacements, orientation des demandes des usagers, relecture et mise en page de courriers et de notes, archivage. Assistance des deux conseillères (rédaction courrier, organisation de réunions, accueil, réservation véhicule…).
• Organisation de la commission régionale des aides déconcentrées : envoi des formulaires, renseignements auprès des équipes, préparation des dossiers pour les experts. Vie de la commission : arrêté de nomination des experts, contact avec les experts sur les équipes, sur les déroulés, etc. Logistique de la commission, assurer la rédaction des PV et comptes rendus après les commissions. Suivi Chorus DT des remboursements des experts
• Réception et traitement des dossiers reçus dans le cadre des aides aux équipes artistiques et aux structures labellisées.
• Suivi du diplôme d’État (DE) et l’examen d’aptitude technique (EAT) de Danse, ouverture des livrets de formation, rédaction et envoi des diplômes.
•  Assister le conseiller musique pour l’enseignement spécialisé et supérieur (conservatoires, gestion du dispositif d’aide individuelle pour les élèves musiciens des conservatoires, instruction des dossiers de bourse).

Connaissances, compétences principales mise en œuvre  :
• Bonne connaissance des procédures administratives
• Bonne connaissance de l’environnement professionnel et de l’administration
•    Connaissances budgétaires et comptables
•     Notions du droit administratif

Compétences techniques, savoir-faire :
• S’adapter aux différents interlocuteurs, savoir communiquer
• Hiérarchiser et orienter les informations
• Rédiger et mettre en forme des documents et des actes administratifs, selon les commandes
• Rigueur, sens de l’organisation, capacité à gérer les priorités et autonomie
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité d’utilisation des outils informatiques et bureautiques

Compétences comportementales, savoir-être :
• Capacité à travailler en équipe
•Réactivité face aux sollicitations professionnelles
• Disponibilité
• Capacité d’adaptation
Géolocalisation du poste : 39 Rue Vannerie 21000 Dijon
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