2023-1151337 – ADJAD – Assistant.e administratif.ve à l’UDAP 91 – DRAC IDF – EVRY H/F

Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Sous l’autorité du chef de l’UDAP 91, l’assistant administratif (F/H) contribue au bon déroulement des activités du service en assistant le chef de service dans les fonctions administratives.
 
Missions et activités principales :

– Prendre en charge le traitement administratif de ressources humaines simples (gestion des stagiaires, congés, formations) et de logistique (gestion des locaux, voitures, fournitures, équipements) du service en liaison avec le secrétariat général de la DRAC d’Île-de-France ;
– Assurer l’accueil téléphonique et physique, l’information et l’orientation des différents interlocuteurs du service ;
– Assurer la gestion de l’agenda du chef de service, de son adjointe et la prise de rendez-vous ;
– Gestion et suivi du courrier, des courriels (boîte générale), préparation des dossiers et organisation des réunions ;
– Assurer l’enregistrement de certaines demandes d’urbanisme qui arrivent en courrier sur GESTAURAN ;
– Répondre aux demandes des mairies, pétitionnaires, autres services de l’Etat ;
– Gestion administrative du contentieux et des recours en liaison avec le Service régional de l’architecture et des espaces patrimoniaux (SRAEP) à la DRAC d’Île-de-France ;
– Participer à la rédaction des rapports d’activités, de notes, de comptes-rendus, statistiques du service, etc. ;
– Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du service.

Compétences principales mises en œuvre :
– Bonne maîtrise des outils bureautiques suite Office : traitement de texte, tableur ;
– Techniques de communication écrites et orales ;
– Connaissance des logiciels de rédaction des avis et d’analyses géographique de type GESTAURAN souhaitée
-Gérer les relations avec différents partenaires ;
– Capacité à travailler en équipe,
– Sens de l’organisation et rigueur ;
– Réactivité et polyvalence.
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