2023-1151401 – CDD 12 mois – Assistant-e administratif/ve à la CRMH – DRAC PACA – AIX EN PROVENCE H/F

Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :

Au sein de la cellule Travaux et Marchés de la CRMH (4 ingénieurs et 1 technicien), sur le volet INVESTISSEMENT : recevoir, aider au montage, instruire et transmettre pour engagement les dossiers d’octroi de subventions ou de dépenses directes en maîtrise d’ouvrage Etat relevant du programme « Patrimoines » action 1 : Monuments historiques et patrimoine monumental (BOP 175 – action 1).

Assurer le suivi et la gestion administrative et budgétaire de ces dossiers jusqu’à l’exécution totale de la dépense, en lien avec le service des affaires financières de la DRAC,

Il/elle sera chargé.e de trois départements aux côtés de deux ingénieurs du patrimoine.

Activités principales :

– Pour les monuments historiques appartenant à l’Etat (BOP 175-1 titre5) – assister les deux ingénieurs du patrimoine chargés des études et gros travaux dans la phase d’autorisation de travaux, de consultations des entreprises et d’engagement (montage administratif, engagement financier et juridique), puis pendant la phase d’exécution (suivi administratif et financier) des opérations en maîtrise d’ouvrage Etat – investissement ; (3 cathédrales, 3 ouvrages fortifiés et 2 sites archéologiques),

– Pour les monuments historiques n’appartenant pas à l’Etat (BOP 175-1 titre 6i) – assurer le montage (complétude et cohérence des documents), la transmission pour engagement au service financier, puis le suivi (paiements des avances, acomptes, soldes, prorogations éventuelles) des subventions d’investissement octroyées sur les trois départements ;

Tâches :

– Préparation, suivi et gestion comptable et administrative des dossiers financiers, du titre 5 (assistance lors des demandes d’autorisations de travaux et ERP, des consultations d’entreprises et prestataires, de l’engagement, dans le cadre des appels d’offres le cas échéant, traitement des avenants, DC4, règlement des situations et traitement des DGD) et du titre 6 investissement, pour trois départements et deux ingénieurs ;
– Traiter et rédiger des courriers ;
– Echanger avec les interlocuteurs (bénéficiaires de subventions, ACMH, économistes, entreprises) par mail et téléphone
– Gérer les agendas et le secrétariat des ISCP (prise d’appels, prise de rendez-vous, réunions en interne)
– Classer et archiver des dossiers (papier et numérique) ;
– Alimenter les outils (AGREGEE) et tableaux partagés de suivi et prévisionnels;

Compétences techniques :

– Outils bureautiques et informatiques courants – notamment EXCEL et OUTLOOK ;
– connaître les principes d’engagement et d’exécution de la dépense publique
– Agrégée, ARPEGE, PLACE, Chorus
– Notions de maîtrise d’ouvrage, conduite d’opération, marchés publics.

Savoir-faire :
– Comprendre et savoir appliquer une réglementation ;
– Travailler en réseau et en équipe ;
– Maîtrise budgétaire et financière courante ;
– Recevoir, analyser, vérifier et transmettre des informations.

Savoir-être :
– Disponibilité
– Sens de l’analyse ;
– Capacités d’autonomie et sens de l’organisation ; Régularité
– Esprit de synthèse et rigueur ;
– Réactivité ;
– Sens de la discrétion.
Géolocalisation du poste : 23 boulevard du Roi René 13100 Aix-en-Provence
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