2023-1156716 – SEADM – Assistant de direction (F/H) – Direction des relations extérieures – SARH.

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Positionné au sein du pôle administratif de la direction, l’assistant de direction est chargé d’assister le directeur des relations extérieures et ses sous-directeurs dans leurs activités quotidiennes.
L’assistant devra assurer un rôle de transversalité, faire circuler les informations entre les équipes et être prêt à apporter son aide ponctuelle en fonction des besoins aux différents membres de l’équipe.

Missions et activités principales :
ACTIVITES :
Assurer l’accueil téléphonique et physique, l’information et l’orientation des différents interlocuteurs des services.
Assurer la gestion de l’agenda et le suivi du courrier du directeur et des sous-directeurs.
Assurer quotidiennement la préparation des rendez-vous en anticipant les besoins.
Organiser et préparer matériellement les réunions et en assurer les comptes rendus.
Organiser et préparer les missions, réceptions et déjeuners du directeur et des sous-directeurs.
Aider ponctuellement au suivi de l’organisation d’événements commerciaux ou de mécénat.
Assurer le suivi logistique et l’accueil des invités.
Suivre et remplir le tableau de suivi budgétaire de la sous-direction du mécénat (bons de commande et factures).
Etre force de propositions pour la mise en place de procédures.
Effectuer la saisie, la mise en forme, l’enregistrement, le classement, l’archivage, la diffusion, la copie de divers documents (conventions, courriers, courriels, comptes rendus, demandes de travaux, ordres de missions, ouvrages, plaquettes mécénat, bons de commande, attestations de service fait…).
Effectuer des commandes diverses et leur suivi : ouvrages, laisser-passer…
Assurer le suivi des stocks divers (ouvrages, publications mécénat, « goodies », fournitures…).
Tenir le planning d’occupation du Salon VIP.
Etre le référent « Archives » de la direction.

BTS secrétariat ou diplôme équivalent.
Expérience requise de 5 ans minimum de secrétariat ou d’assistanat de direction.
Maîtrise de l’orthographe, de la prise de notes et des techniques rédactionnelles.
Maîtrise des outils bureautiques standards.
Pratique de l’anglais professionnel.
Connaissance souhaitée de l’environnement administratif et organisationnel du musée et du ministère de la Culture.
Intérêt pour le secteur culturel et le monde des musées.
Bonne présentation, sens de la discrétion, courtoisie et savoir être.
Avoir un grand sens pratique et savoir gérer des priorités dans un contexte de forte activité
Qualités de rigueur, réactivité et organisation
Géolocalisation du poste : 75001 Paris, France
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