2023-1160834 – ADJAD – Secrétaire-assistant de la conseillère pour les musées – DRAC PDL – NANTES H/F

Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Sous l’autorité de la conseillère pour les musées, le secrétaire-assistant est chargé d’une part de l’assister dans ses activités quotidiennes, et d’autre part de la gestion administrative courante du service, en contribuant au bon déroulement du service et en assurant le premier niveau de communication avec les interlocuteurs du service.

Missions et activités principales :

·  Accueil physique et téléphonique ;
· Tenue de l’agenda de la conseillère, organisation de ses déplacements (réservation des voitures et billets de train, formalisation des ordres de mission et états de frais) ;
· Rédaction et mise en forme de courriers, comptes-rendus, documents relatifs aux commissions scientifiques régionales ; gestion des parapheurs ;
· Organisation de réunions ;
· Secrétariat et pré-instruction des demandes de subventions pour les musées via la plateforme Démarches simplifiées. Transmission des dossiers à l’engagement (Resana)
· Secrétariat, organisation et pré-instruction des commissions scientifiques régionales compétentes en matière d’acquisition et de restauration des musées de France de la région (6 par an) et de leurs dossiers délégations permanentes. Préparation, mise en forme et transmission des ordres du jour, avis et procès-verbaux, sous la supervision de la conseillère pour les musées ;
· Secrétariat et pré-instruction du comité FRAM-FRAR annuel, tenue des tableaux afin de permettre une gestion prévisionnelle des crédits FRAM-FRAR ;
· Participation à l’observation culturelle et à la diffusion des informations relatives au service (collecte des chiffres de fréquentation, mise à jour des tableaux sur le personnel de la région et des listes de diffusion, transmission d’informations) ;
. Classement, archivage.

Compétences principales mises en œuvre :

·         Compétences techniques

Connaître le fonctionnement d’une DRAC et le rôle d’un conseiller ;
Connaître le fonctionnement des institutions (musées, collectivités territoriales) ;
Bonne maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office : traitement de texte, Excel ; Serveurs de transfert de fichiers ; Logiciels de visioconférence (Teams) ; Globéo ; Chorus DT, plateforme Resana, plateforme Démarches Simplifiées…)

•    Savoir-faire

Savoir accueillir et prendre des messages ;
Savoir mettre en œuvre des techniques de rédaction et de mise en page du courrier et des documents administratifs du service, capacité à les faire évoluer en fonction des besoins ;
Capacité à utiliser les outils numériques dédiés à l’instruction dématérialisée des demandes de subvention (plateforme Démarches simplifiées, plateforme Resana);
Savoir organiser des réunions en présentiel et en visio;
Savoir classer des documents.

·         Savoir-être

Savoir s’adapter à l’évolution des fonctions, des méthodes et des outils ;
Sens de l’organisation, capacité à respecter des délais ;
Réactivité, adaptabilité et polyvalence ;
Sens de l’accueil et du service public ;
Capacité au travail en équipe ;
Savoir communiquer et rendre compte.           

Géolocalisation du poste : 1 rue Stanislas Baudry 44000 Nantes
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