2023-1171800 – Assistant(e) administratif(ve) – EP du Musée Picasso H/F

Domaine / Métier : Ressources Humaines/Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
Nature de l’emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Description du poste :
Sous l’autorité de la directrice des ressources et des moyens, le titulaire du poste a pour missions principales :

1/ Gestion du courrier :
·         Attribuer un numéro de chrono à l’arrivée et au départ des courriers ;
·         Scanner les courriers au départ ;
·         Assurer l’envoi des courriers recommandés ;
·         Assurer le tri et la diffusion des parapheurs entre les directions et les départements ;
·         Assurer la réception des plis des marchés publics ;

2/ Organisation des réunions :
·         Organiser des réunions avec différents intervenants internes et externes ;
·         Participer à la préparation des réunions d’instance (conseil d’administration, conseil scientifique, comité technique, comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail…) ;

3/ Secrétariat :
·         Numéroter les décisions du président et les enregistrer ;
·         Etablir les ordres de missions ;
·         Réservations hôtel, billets, etc.
·         Logistique : eau, café pour réunions
·         Assurer des missions de tri, photocopie, classement et archivages pour le compte des départements et directions ;

4/ Gestion RH :
·         Suivi des candidatures et préparation des entretiens de recrutement
·         Suivi et saisie des congés sur Eksae en complément des gestionnaires
Assurer en l’absence du directeur la circulation des parapheurs auprès des chefs de département de la direction.

Compétences techniques :
o    Rédaction administrative
o    Outils bureautiques et informatiques
o    Classement et archivage

Savoir-faire :
o    Travailler en réseau
o    Vérifier et transmettre des informations
o    Organiser des réunions
o    Prise de note
o    Rédaction de documents et des actes administratifs

Compétences comportementales :
o    Rigueur
o    Réactivité et disponibilité
o    Sens de l’organisation
o    Discrétion
o    Sens des relations humaines
o    Capacité de synthèse
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