2023-1180011 – SEAM – Assistant.e de direction – DRAC BFC – Site de Dijon H/F

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :
Assister l’équipe de direction et le secrétaire général dans l’organisation quotidienne de leur travail.
Travailler en binôme avec la deuxième assistante de direction.

Descriptif des missions :
Tenue des agendas et des plannings
Accueil téléphonique, prise de rendez-vous, accueil des visiteurs
Réservation et préparation des salles de réunion
Préparation et suivi des réunions (constitution des dossiers, compte-rendus, etc…)
Recherche de documents, saisie, rédaction et mise en forme de divers documents (convocations, rapports, courriers, notes…)
Suivi des actes relatifs aux délégations de signature des préfets et actes de subdélégation
Gestion et suivi du courrier papier et électronique (enregistrement, transmission aux services concernés)
Classement et archivage des documents et informations (papier et numérique)
Participation à des travaux transversaux relatifs à la conservation des données
Traitement de dossiers ponctuels et suivi d’affaires réservées.
Intérim de l’accueil lors de l’absence de la titulaire
Revue de presse quotidienne régionale

Liaisons avec l’interne et l’externe : relations administration centrale du ministère de la Culture/DRAC/partenaires ; coordination interne des informations.

Une montée en compétence sur les différents domaines sera effective par compagnonnage et/ou formation

Connaissances, compétences principales mise en œuvre  :
Environnement professionnel : avoir une très bonne connaissance de l’organisation et des missions du Ministère de la culture; connaissance de l’organisation territoriale de l’État et des collectivités en région Bourgogne-Franche-Comté, bonne connaissance de l’environnement institutionnel et de leurs enjeux
Techniques de communication
Techniques de secrétariat bureautique
Classement et archivage

Compétences techniques, savoir-faire :
Compétences transversales :
Capacité d’analyse et de structuration du travail
Capacités rédactionnelles et de mise en forme des documents
Réactivité aux consignes, savoir planifier et respecter les délais (veille active)

Compétences techniques :

Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (word, excel, powerpoint, publipostage, mailing…)
Savoir planifier, alerter, rendre compte, hiérarchiser les priorités
Techniques de documentation et de communication
Sens de la communication

Compétences comportementales, savoir-être :
Discrétion et réserve impératives
Capacité d’écoute avec sérénité et recul par rapport aux événements
Facultés d’anticipation, d’adaptation et réactivité
Savoir être courtois et diplomate
Sens des initiatives et des responsabilités
Travail en équipe
Loyauté
Rigueur et sens de l’organisation
Géolocalisation du poste : 39 Rue Vannerie 21000 Dijon
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