2023-1182824 – Chargé des réservations H/F

Domaine / Métier : Culture et Patrimoine/Chargée / Chargé de développement des publics
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Placé sous l’autorité hiérarchique de l’administrateur, le chargé des réservations (H/F) assure l’organisation du planning et les réservations pour les groupes, adultes, scolaires ou du champ social, pour la visite du Panthéon. Il assure le suivi administratif et comptable de l’activité éducative. Il propose et oriente les demandes en fonction des prestations culturelles du Centre des monuments nationaux. Il est en contact avec les animateurs du patrimoine, les professionnels du tourisme, les enseignants ou les associations. Il a une connaissance exhaustive de l’activité culturelle, des contenus de visite et des ateliers et la parfaite maîtrise du fonctionnement du monument. Le service des réservations est destiné à faciliter l’accès au monument et à son offre culturelle. Par la qualité de l’accueil, il contribue au rayonnement du monument, à l’augmentation de la fréquentation des groupes et à la diversification des publics. Le chargé des réservations (H/F) tient le standard du monument, renseigne et informe l’ensemble des publics par téléphone et doit pouvoir orienter les demandes vers les bons interlocuteurs du monument en cas de besoin.
ACTIVITÉS :
Suivi des réservations :
Accueillir, orienter et renseigner le public « groupes », par téléphone ou par internet, sur les activités du monument, en français, en anglais et si possible en espagnol.
Assurer le suivi administratif de la réservation, de la demande d’information à la confirmation : en saisissant la réservation pour les activités récurrentes ou ponctuelles des monuments sur le logiciel GTS, en adressant la confirmation de la réservation aux clients en ayant au préalable vérifié la mise à jour des informations pratiques.
Coordonner le planning des réservations dans l’objectif d’une optimisation de l’organisation des créneaux horaires
Coordonner l’encaissement avec le régisseur des recettes du monument
Gérer les réservations du monument (activités éducatives et ponctuellement activités culturelles) et diffuser régulièrement les plannings aux animateurs du patrimoine et différents services du monument.
Gestion administrative et de l’e-billetterie :
Planification d’agendas et standard (monument et administratrice).
Gestion administrative des animateurs du patrimoine, en lien avec le service éducatif, la gestionnaire RH et le gestionnaire financier : suivi de l’enveloppe annuelle de vacations ou prestations des animateurs du patrimoine, déclaration des heures des animateurs, tickets restaurant.
Actualisation de l’e-billetterie des visites et événements sur le site internet du monument.
Participation au développement des publics et à la vie du monument :
Participer au développement de l’activité du Panthéon, liée notamment aux groupes
Participer aux événements du monument, notamment éducatifs et culturels 
• Réaliser des bilans annuels de l’activité éducative et des groupes et notamment l’analyse de données statistiques.

Compétences techniques :
Bac minimum (Spécialité commerciale ou tourisme );
Première expérience réussie dans le secteur culturel sur un poste de réservation ou d’assistant spécialisé.
Excellente maîtrise des outils bureautiques classiques : (Word, Excel, etc.) ;
Maitrise de GTS ou d’un logiciel de réservation (ou capacité à se former rapidement) ;
Maitrise de l’anglais indispensable. La maitrise d’une seconde langue étrangère est un atout ;
Appétence pour les sujets culturels et l’histoire.
Savoir-faire :
Savoir accueillir des publics très variés, les informer de manière complète ;
Savoir mettre en valeur une offre éducative et culturelle et la promouvoir ;
Savoir organiser un planning ;
Savoir prioriser et gérer les urgences ;
Capacité à travailler en équipe.
Aisance relationnelle, sens de l’écoute.
Savoir-être (compétences comportementales) :
Autonomie, dynamisme.
Sens de l’accueil.
Géolocalisation du poste : le Panthéon
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