2023-1185365 – Secrétaire auprès de l’UDAP de l’Ardèche H/F

Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Placé(e) sous l’autorité directe du chef de service, le/la titulaire du poste assurera les missions suivantes :

1- L’accueil des usagers et le secrétariat :

– traiter le courrier : tri, départ, arrivée, expédition ;
– assurer l’accueil physique et téléphonique du public, prendre les rendez-vous et accompagner les demandeurs sur des solutions dans les domaines traités par le service, réponses de premier niveau pour les interlocuteurs externes et internes ;
– assurer la gestion des agendas et la préparation des rendez-vous, ainsi que la préparation des réunions départementales CRMH/UDAP/Département (comprenant la rédaction des compte-rendus) ;
– assurer le suivi du planning hebdomadaire des agents du service (rendez-vous, congés, absences, formations).

2- La participation à l’instruction des dossiers :
– envoyer aux demandeurs les courriers recommandés et assurer l’enregistrement et la répartition des dossiers en fonction des secteurs géographiques aux différents agents ;
– enregistrer et localiser les dossiers d’autorisation de droit des sols non dématérialisés et assurer l’interface avec les services instructeurs ;
– assurer le suivi des courriers de réclamation et des procédures contentieuses ;
– assurer le suivi des dossiers d’urbanisme (téléchargement, impression, classement, veille des délais etc.) notamment les projets de territoires : petite ville de demain, action cœur de ville, projet éolien et avis pour les Commissions Départementales de la Nature des Paysages et des Sites (CDNPS) ;
– assurer en lien avec l’agent responsable, le suivi administratif de la procédure d’élaboration des documents de protections du patrimoine (gestion des tableaux de suivi, recueil des pièces administratives, veille sur le suivi de la procédure, suivi des dossiers de subvention) :
– mise en place des périmètres délimités des abords (PDA),
– mise en place des Sites Patrimoniaux Remarquables (SPR).
– aider à la rédaction du rapport annuel d’activité, notamment la production des statistiques (rédaction du rapport d’activités annuel, rédaction de la contribution au dialogue de gestion).
Dans le cadre de la dématérialisation des actes d’urbanisme, certaines missions seront amenées à évoluer. Le(la) secrétaire) pourra être chargé(e) d’instruire ou de pré-instruire des demandes de travaux en appui des agents instructeurs.

3- La gestion des archives :

Le/la titulaire du poste est référente de l’archivage des dossiers vivants (papier et numérique) et des dossiers : il/elle assure le suivi administratif du versement des archives auprès des archives départementales.

Compétences principales mises en œuvre : (cotés sur 4 niveaux initié – pratique – maîtrise – expert) : expert
Compétences techniques :
– maîtrise des applications métiers (Gestauran, Agregee, Patronum notamment) et des outils bureautiques (word, excel, agenda et messagerie (outlook) ;
– connaissance des pratiques de rédaction administrative ;
– connaissances des techniques de communication écrite et orale ;
– capacité de lecture des représentations dans l’espace (plans de situation, de masse, coupes…) ;
– connaissance de l’environnement professionnel d’une UDAP (missions et activités, procédures ; juridiques et administratives, textes législatifs, réglementation liée aux espaces protégés, interlocuteurs…).
Savoir-faire :
– analyser une demande ;
– comprendre et savoir appliquer une réglementation, une procédure ;
– accueillir, réceptionner et transmettre les sollicitations ou informations, vérifier, donner suite et rendre compte, accompagner l’usager dans une approche globale, sur le plan technique et administratif, savoir communiquer et s’adapter à l’interlocuteur ;
– enregistrer, organiser le classement des documents (format papier / numérique), archiver ;
– qualités rédactionnelles ;
– hiérarchiser les priorités au sein des missions pour maîtriser les délais ;
– savoir communiquer et s’adapter aux différents interlocuteurs, internes ou externes.
Savoir-être
– aptitude à travailler en équipe, sens des relations humaines ;
– être rigoureux/se, autonome et avoir le sens de l’organisation ;
– savoir anticiper ;
– réactivité ;
– capacité d’adaptation ;
– sens de l’analyse et esprit de synthèse ;
– être à l’écoute ;
– faire preuve de discrétion.
Géolocalisation du poste : 6 Quai Saint-Vincent 69001 Lyon
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