2023-1186871 – Assistant(e) de chargé de mission H/F

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions

Sous l’autorité de la chef du service du soutien au Documentaire et de son adjointe :
Il (elle) assiste plusieurs chargé(e)s de mission audiovisuel, dans l’instruction des dossiers de demande de subventions au fonds de soutien audiovisuel concernant les documentaires.
Il (elle) peut être amené(e) à gérer les engagements et paiement des aides accordées dans le cadre du logiciel comptable.
Il (elle) participe à l’activité générale du service.

Activités

Instruction administrative des dossiers de demandes de subvention :
• Réceptionne les dossiers et vérifie les éléments manquants (contrats, fiches de paies, factures, etc.) dans les dossiers.
• Vérifie la conformité entre les sommes et les montants annotés sur ces documents et les éléments du plan de financement et du devis.
• Saisie les éléments du dossier et met à jour des bases de données SOFI et le cas échéant SIREPEA.
• Prépare les décisions d’attribution des subventions (édition des courriers) et des pièces nécessaires à la liquidation des subventions (automatique et sélectif).
• Met le dossier en paiement.
• Réalise un travail de secrétariat des chargé(e)s de mission (filtrage et réponses téléphoniques, prise de rendez-vous, classement de documents).

Relations avec les professionnels :
• Est en relation avec les professionnels, notamment par téléphone et par mail, afin d’accuser réception des demandes et d’obtenir les pièces manquantes aux dossiers (se réfère aux chargés de mission en cas de litige).
• Renseigne les producteurs et les personnes extérieurs sur le fonctionnement du FSA.
• Assiste ponctuellement aux rendez-vous entre les chargés(e)s de mission et les producteurs.

Participation à l’activité du service :
• Réalise un pré archivage des dossiers (saisie des bordereaux, rangement des dossiers et des DVD dans les boites d’archivage).
Engagement et paiement :
• Peut être amené à effectuer des engagements et des mises en paiement dans le cadre du logiciel.

Compétences requises

Savoir :
• Connaissance de l’environnement professionnel – secteur audiovisuel.
• Réglementation et législation – secteur audiovisuel.

Savoir-faire opérationnel :
• Gestion de dossiers.
• Bureautique et logiciel – Word, Excel, SIREPA, SOFI.
• Rigueur et sens du détail.

Savoir-faire relationnel :
• Rigueur et sens du détail.
• Qualité de service.
• Esprit d’équipe et de coopération.

Etudes exigées (sanctionnées)
• Bac ou équivalent reconnu
Il est précisé que le recrutement ne pourra avoir lieu que si le(la) candidat(e) retenu(e) remplit effectivement les conditions administratives et de diplôme.
Géolocalisation du poste : 291, boulevard Raspail 75014 Paris
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat
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