2023-1188482 – Gestionnaire en appui à la scolarité – ENSA de Strasbourg H/F

Domaine / Métier : Enseignement et Formation/Gestionnaire de scolarité
Nature de l’emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Description du poste :
La personne recrutée travaille sous l’autorité de la directrice des études et en lien avec les 7 autres membres du service mais également avec l’équipe enseignante de l’école et les étudiants en formation initiale et continue.

Les missions principales consistent en :
– Saisir et mettre à jour les bases de données relatives aux notes, à l’insertion professionnelle…

– Classer et archiver des documents

– Saisir, mettre en forme des documents divers : procès-verbaux, règlement des études, passeport, protocole de formation, diplôme d’habilitation, supplément de diplôme les reproduire et les diffuser

– Participer à l’organisation des procédures d’inscription administrative, des commissions d’admission, des sessions de rattrapage, des plannings des soutenances, en lien avec les agents en charge de la scolarité et de la pédagogie

– Préparer et suivre les inscriptions pédagogiques et l’affectation des enseignants

– Participer aux opérations de logistique des soutenances

– Vérifier la conformité des conventions de stages, affecter les directeurs de stage

– Accueillir et orienter les étudiants en formation initiale et continue

– Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes

– Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à l’insertion professionnelle.

Brève description du profil :
La direction des études de la scolarité et de l’insertion professionnelle recrute un assistant administratif pour apporter son appui à l’ensemble des missions du services dans un contexte de préparation de la rentrée universitaire (admission, préparation des emplois du temps, …)  Et de clôture de l’année universitaire en cours (examen, suivi des stages, suivi administratif et pédagogique…)
La personne recrutée travaille sous l’autorité de la directrice des études et en lien avec les 7 autres membres du service mais également avec l’équipe enseignante de l’école et les étudiants en formation initiale et continue.
L’ENSAS recherche une personne à l’aise avec la suite office, capable de comprendre et d’appliquer une procédure, à l’aise avec le public aussi bien à l’oral qu’à l’écrit.

Compétences techniques :
– Connaissance de l’environnement scolaire et universitaire
– Maîtrise des outils bureautiques word, excel et outils collaboratifs
– Capacité à mettre en œuvre des procédures et une règlementation spécifiques

Savoir-faire :
– Comprendre et savoir appliquer une réglementation
– Vérifier et transmettre des informations
– Capacité d’organisation et d’anticipation
– Savoir communiquer et dialoguer avec des interlocuteurs divers
– Bonnes capacités rédactionnelles et en orthographe

Compétences comportementales :
– Sens de l’analyse
– Esprit de synthèse
– Être rigoureux
– Faire preuve de discrétion
– Sens de l’organisation
– Réactivité

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat
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