2023-1418109 – Coordonnateur des affaires financières (H/F)

Domaine / Métier : Gestion budgétaire et financière/Chargée / Chargé de prestations financières
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Au sein de la direction administrative et financière des Archives nationales, le service budgétaire et comptable est chargé de l’élaboration du budget, de la gestion des demandes d’engagements et de paiements et de la relation avec le Bureau de la qualité comptable, du suivi de l’exécution financière et du contrôle de gestion.
Outre le chef de service et son adjoint, le service est composé du coordonnateur des affaires financières, de trois gestionnaires financiers et d’un régisseur.

Les missions confiées au coordonnateur des affaires financières sont les suivantes :
– réceptionner, enregistrer et contrôler les demandes d’engagements financiers en provenance des services métiers : vérification des devis et de la régularité des procédures, mise en signature, saisie dans l’outil Chorus formulaires pour édition des bons de commande par le ministère ;
– réceptionner, enregistrer et vérifier les demandes de paiement transmises par les services métiers : contrôle des services faits et saisie dans l’outil Chorus formulaires ;
– piloter l’engagement et le suivi de l’exécution financière des marchés publics complexes, en relation avec le service juridique. Élaborer et contrôler la mise à jour des outils de suivi budgétaire et financier des marchés. Préparer et assurer le suivi des dossiers d’engagement pour visa du contrôleur budgétaire ;
– piloter la procédure de service fait : suivi des factures arrivées au ministère, vérification et suivi des dates prévisionnelles d’exécution des commandes, relance des services métier ;
appuyer le chef de service et son adjoint dans le suivi mensuel de consommation des budgets de fonctionnement et d’investissement, à l’aide de l’outil Chorus ;
– alerter la hiérarchie sur les dossiers litigieux et/ou complexes et présenter des solutions de résolution, en lien avec le bureau de la qualité comptable ;
– piloter la bonne tenue et l’archivage des dossiers d’engagement et de dépense.

Le coordonnateur des affaires financières est responsable d’un portefeuille qui peut couvrir plusieurs services métiers des Archives (maintenance, travaux, logistique, accueil des publics…). À ce titre, il est l’interlocuteur privilégié des services métiers pour l’engagement et la mise en paiement des dépenses.
S’agissant notamment des dossiers complexes, il est également le principal interlocuteur du Bureau de la qualité comptable qui, au sein du secrétariat général du ministère, assure le contrôle des engagements et des dépenses, leur saisie dans Chorus et l’interface avec le service comptable ministériel.

Brève description du profil : agent maîtrisant la règlementation relative aux finances publiques et aux marchés publics.

Compétences techniques :
o   Connaissance des règles budgétaires et de la comptabilité publique,
o   Connaissance des marchés publics,
o   Connaissance de Chorus (Chorus formulaires et restitutions) (formation possible)
o   Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur),
o   Maîtrise des outils de communication (messagerie, internet).

Savoir-faire :
o   Grande rigueur,
o   Capacité d’organisation,
o   Aisance avec les chiffres.

Compétences comportementales :
o   Aptitude au travail en équipe,
o   Discrétion professionnelle,
o   Sens des relations humaines.

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