Domaine / Métier : Ressources Humaines/Assistante / Assistant de formation
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Structurer sous la responsabilité de la responsable de l’activité Formation Continue
Assurer le secrétariat du bureau et du conseil de l’UFCS Veiller à la réalisation et à la mise à jour des tableaux de bord.
Assurer le relai des directives de la RA et et les indications du chargé(e) de développement Alerter la responsable administrative en cas de dysfonctionnement.
Préserver le lien avec les collègues.
Gérer les aspects administratifs des actions de formation : stagiaires, formateurs
Réception des dossiers de candidatures.
Inscription des stagiaires dans APOGEE après accord du responsable pédagogique.
Edition et envoi de documents (Programmes,Planning,émargement,attestations,conventions,…) Gérer l’assiduité et les absences des stagiaires.
Réservation des salles dans CELCAT Classement et archivage via AVENIO.
Assurer l’accueil et diffuser l’information sur les dispositions de la formation continue aux divers publics
Accueillir, informer et orienter le public sur les offres de formations, modalités d’accès Assurer l’interface entre et avec les responsables pédagogiques, intervenants, stagiaires.
Mettre à jour les plaquettes de formation et le site internet (Ametys).
Participer à l’organisation des formations : examens et jurys
Organisation et suivi de la composition de jury Préparation des copies d’examen.
Collecte des procès-verbaux d’examen et enregistrement des résultats sur APOGEE Edition et envoi des diplômes définitifs.
Assurer le suivi des relations entre les différents partenaires :Entreprises,organismes sociaux Editer et suivre les conventions de formation entre les partenaires et la DFC.
Gestion budgétaire
Évaluation des prévisions de recettes pour chaque formation et suivi en cours d’année Gestion et contrôle des recettes perçues via APOGEE (Régisseur de recettes titulaire) Transmission des fiches vacataires et des ordres de missions à l’antenne financière de la Faculté.
Le profil idéal
Savoirs (connaissances) :
Ingénierie de la formation
Organisation de l’enseignement supérieur Ingénierie pédagogique
Techniques de présentation écrite et orale
Outils numériques de la formation
Savoir-faire (compétences opérationnelles) :
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Coordonner et animer des activités pédagogiques
Veiller aux démarches administratives légales ou réglementaires
Établir des relations
Assurer le suivi des dépenses et des recettes
Savoir-être (compétences comportementales) :
Sens de l’initiative Sens de l’organisation
Rigueur/Fiabilité
Sens de la confidentialité Réactivité
Compétences particulières :
Capacité à travailler en équipe Capacité à être force de proposition
Maitrise des applications informatiques Capacité d’écoute et de communication
Géolocalisation du poste : 40 Rue de Rennes 49035 Angers