Domaine / Métier : Relation à l’usager/Chargée / Chargé d’accueil, de relation et de service à l’usager
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Accueil des différents publics :
· Accueil physique et téléphonique. Afin de couvrir la plage d’ouverture de l’établissement (8h-20h), cette mission sera réalisée en collaboration avec d’autres agents du service technique
· Réception et filtrage des appels téléphoniques, transfert vers le bon interlocuteur
· Renseignements de premier niveau des usagers grâce à l’utilisation d’outils appropriés
· Accueil et orientation des stagiaires et intervenants extérieurs
· Gestion de la circulation des usagers (ouverture des locaux, surveillance des entrées …)
· Contribue à donner une bonne image de l’établissement dans ses relations avec le public et les usagers de l’école,
· Assure l’ouverture et la fermeture de l’établissement selon le planning établi
· Assure la surveillance de manifestations : bilans, expositions…
· Participation à la sécurité des biens et des personnes : veiller au respect des règles d’hygiène, de santé et de sécurité des usagers. Déclenchement d’alerte en cas d’incident ou d’accident, mise à disposition des registres liés à la sécurité.
Réception du courrier et des livraisons :
· Réception des fournisseurs et signature des bons de livraison
· Gestion du courrier entrant, affranchissement
· Assurer la mise sous pli des envois en nombre
Activités administratives :
· Assurer le suivi des réservations du parc automobile (suivi intranet, remise des clefs et papiers des véhicules et le contrôle de leur bonne utilisation)
· Aide des services administratifs pour l’organisation d’événements spécifiques (journées portes ouvertes, remises des diplômes, tenue des instances…) ou lors de certains moments de l’année (concours d’entrée, inscriptions … )
Participe à la gestion du magasin en équipe,
· Assure, en binôme, les missions de référent Services Publics +
· Assure le relais informatique auprès des étudiants (compte impression, compte connexion…)
· Gérer le stock des équipements de protection Covid
· Suivre la bonne tenue des registres (sécurité, incendie, handicap, Santé Sécurité du Travail, dangers graves et imminents.
Compétences techniques : pratique
· technique d’accueil du public et d’accueil téléphonique
· utilisation du matériel informatique et des outils bureautiques
·
Savoir-faire : pratique
· appliquer les procédures administratives
· vérifier et transmettre des informations
· être organisé
· faire preuve de réserve et de discrétion
· expliquer
· gérer un conflit
· prioriser
· s’exprimer à l’oral
· s’exprimer à l’écrit : rédiger une lettre, un document, un courriel
· polyvalence
Savoir-être (compétences comportementales) : maîtrise
· capacité d’écoute et de reformulation
· discrétion
· avoir l’esprit d’équipe
· capacité d’adaptation aux situations
· réactivité
· maîtrise de soi
Qualités relationnelles et capacité à travailler en équipe
Devoir de réserve et de confidentialité, avoir intégré la notion de service public
Discrétion, disponibilité, réactivité
Capacité à rendre compte
Connaissances en informatiques indispensables ( internet – traitement de texte – tableur …)
Savoir s’adapter aux différents publics et situations
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Respecter strictement les horaires d’ouverture
Savoir faire preuve d’initiative, de réactivité et de polyvalence notamment par rapport au service accueil/standard
L’agent doit justifier d’une expérience similaire ou à défaut d’une expérience significative sur un poste d’accueil.
Géolocalisation du poste : Campus de Vanteaux, 19 avenue Martin Luther King 87000 Limoges