2024-1567432 – Chargé.e des réservations et du suivi logistique du Petit Palais

Domaine / Métier : Culture et Patrimoine/Chargée / Chargé d’animation auprès des publics
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Le.a chargé.e des réservations et du suivi logistique est notamment en charge des activités suivantes :
1/ Réservations
Accueil téléphonique et via messagerie électronique : Assurer le traitement des appels téléphoniques, avec la chargée des réservations et de la promotion des activités culturelles, en veillant à appliquer les 4 règles d’or de la relation usager pour Vous Simplifier Paris, renseigner et conseiller tous publics (familles, scolaire, adulte, personnes en situation de handicap, champ social, etc.), organisation et accueil des rendez-vous, enregistrement et traitement du courrier imprimé et électronique, gestion de l’agenda, rédaction de courriers et formalisation de comptes rendus et d’outils spécifiques (tableaux, réponses à des enquêtes…), suivi du traitement ou de la circulation de dossiers, archivage papier et électronique, gestion matérielle du service en lien avec les services du secrétariat général
Gestion et informatisation des réservations
Informatiser les réservations, gérer les plannings et les répartitions des visites et des intervenants
Assurer la transmission des informations de réservation auprès de la sous régie du musée et du service surveillance et sécurité et des intervenants.
Suivi des plannings de projets groupes (Au pays des musées, Classes à Paris notamment)
Organisation de visites privées des personnalités en lien avec le secrétariat de la direction
Paramétrage et suivi de l’application informatique de billetterie Secutix
Préparer les éléments de paramétrages saisonniers des activités groupes et individuels.
Assurer les échanges avec le pôle Secutix de Paris Musées

2/ Suivi logistique accueil et médiation
Public des activités
Assurer la maintenance des audiophones (en lien avec les intervenants)
Assurer le suivi des vestiaires groupes, des documents accessibles PSH aux accueils et autres documents
Assurer l’accueil physique à l’auditorium et la gestion des réservations de la salle hors programmation culturelle comme les formations et réunions (en lien avec la chargée de l’auditorium)
Suivi des devis, du matériel des ateliers et mallettes pédagogiques (en lien avec les chargées de médiation)
Public international
Participer au projet transversal signalétique/médiation internationale collections permanentes
Assurer le suivi de la signalétique (en lien avec le chargé de projet au secrétariat général) et des outils de médiation

3/ Participation aux réunions de travail et de conception du service et aux événements du service

Profil :
Sens de l’organisation et de la gestion des priorités, rigueur,
Réactivité et polyvalence
Capacité à travailler en équipe
Sens de la communication, gestion de conflits 
Initiative et autonomie

Savoir-faire :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et de la messagerie Outlook
Capacité à travailler sur des outils informatiques spécifiques (Sécutix notamment).
Bonnes capacités rédactionnelles (courriels) y compris en anglais
Aisance relationnelle et bonne expression orale y compris en anglais
Intérêt pour le domaine des musées et de la culture, en général
Géolocalisation du poste : Paris, France

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