2024-1576100 – SAMC Assistant de la directrice régionale – DRAC Bretagne – RENNES H/F

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Placé sous l’autorité directe de la directrice régionale et la directrice régionale adjointe, l’assistant de direction (H/F) est chargé :
– d’optimiser l’organisation du travail en toutes ses composantes de l’équipe de direction, créer les conditions les meilleures possibles pour l’exercice de leurs missions, organiser de manière efficace leurs relations avec les agents de la DRAC et les interlocuteurs extérieurs.
– de concourir au traitement de certains dossiers : préparation des fonds de dossiers, synthèse préparatoire, ODJ / réunions du DRAC, réalisation de tableaux de synthèse sur certains points
– de diffuser l’information et assurer la coordination interne (lien fonctionnel avec le secrétariat général et l’ensemble des secrétariats des pôles et des services), liaisons avec l’extérieur
– d’assurer l’accueil téléphonique et physique
– d’assurer la logistique (réservations / transports, hôtels, salles…), agenda, planification des réunions de la direction
– de coordonner la collecte des éléments d’information, éléments de langage, notes de contexte, nécessaires aux réunions et entretiens de toutes sortes (préfecture, administration centrale, bilatérales…)
– d’assurer l’archivage des dossiers papiers et numériques ainsi que le classement
– d’assurer la rédaction de certains courriers
– d’assurer un rôle d’information – et éventuellement de formation (par ex. charte graphique)- auprès des agents de la DRAC sur des sujets tels que la présentation des courriers ou notes ou tout sujet de cette nature nécessitant une pratique homogène des équipes

L’assistant-e de la directrice régionale travaille en binôme avec l’assistante de la Directrice adjointe et assure son remplacement ponctuellement.

Dans le cadre des chantiers en cours sur la dématérialisation, l’assistant(e) de direction assure la gestion de l’outil de suivi électronique du courrier (MAARCH), en tant que référent utilisateur et administrateur fonctionnel (formation des nouveaux arrivants et assistance aux usagers). Il/elle pourra également contribuer aux réflexions à venir sur l’archivage électronique des données (GED) et sur la signature électronique.

Compétences principales mises en œuvre :

Compétences techniques :
– Maîtrise des outils informatiques (word – excel – outlook – Maarch)
– Bonne connaissance des environnements administratif et institutionnel
– Techniques de secrétariat, bureautique

Savoir-faire :
–     S’exprimer à l’oral
–     Savoir travailler en équipe
–     Maîtriser les délais
–     Capacité à apprécier l’importance relative des sujets et des priorités
–     Rechercher des dossiers, des informations

 Savoir-être (compétences comportementales)
– Faire preuve de discrétion
– Sens de l’initiative, être autonome,
– Capacité d’adaptation, sens de l’organisation, goût du travail en équipe
– Sens des relations humaines, qualité de l’expression orale et écrite
– Disponiblité
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

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