2024-1609706 – Assistant Ressources Humaines H/F

Domaine / Métier : Ressources Humaines/Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
Nature de l’emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Description du poste :
Missions principales :
Placé(e) sous l’autorité de la cheffe de département des Ressources humaines et de son adjointe, l’assistant est chargé(e) de :

Secrétariat : 
– Assurer le secrétariat administratif du département RH (circuit des parapheurs, programmation de réunions, réservations de salles…) et la circulation du courrier au sein du département ;
– Assurer le secrétariat de la gestion administrative/carrière et de la paie (saisies, rédaction de courriers, d’attestations, classement et archivage, aide à la préparation et à la mise œuvre de la paie…) ;
– Assurer le secrétariat des instances (Conseil social d’administration, la formation spécialisée dédiée aux conditions de travail, d’hygiène et de sécurité, groupes de travail le cas échéant) par la rédaction des comptes-rendus ;
– Collecter et archiver les informations nécessaires aux statistiques des différents rapports (bilan social, rapport annuel d’activité, etc…).

Suivi du processus de recrutement
– Diffuser les offres d’emplois et les offres de vacations, après validations hiérarchiques ;
– Assurer le suivi de la procédure de recrutement pour le département RH ;
– Assurer le suivi des deux adresses électroniques dédiées au recrutement des agents et aux stagiaires, archiver et enregistrer les données ;
– Répondre aux candidats et assurer le suivi du processus de recrutement jusqu’à la décision finale de recrutement ;
– Envoyer les réponses par courriels et par courriers aux candidats ;
– Organiser les entretiens de recrutement en lien avec les services recruteurs et le département ;
– Archiver les candidatures spontanées pour un emploi ou un stage, constituer une CVthèque, répondre aux intéressés et diffuser les candidatures aux services concernés en interne ;
– Actualiser, en liaison avec les chefs de département concernés, les fiches de poste des agents recrutés.

Suivi des stages 
– Alimenter le tableau de recensement des stagiaires ;
– Recenser les demandes de stage de moins de deux mois (collège, lycée, etc…) et proposer les candidatures aux services concernés ;
– Collecter les offres de stage de plus de deux mois et les diffuser (interne, externe) ;
– Collecter auprès des départements les coordonnées des stagiaires sélectionnés, les dates et les conditions d’affectation (bureau, etc..) ainsi que les conventions de stage ;
– Constituer les dossiers des stagiaires en lien avec les services, les intéressés et leurs établissements de formation (scolaire, universitaire, etc…) et réaliser les formalités nécessaires (prise en charge, accès au restaurant administratif, etc…)
– Communiquer toute information utile (tableau) au département chargé des finances pour la gratification des stagiaires ;
– Réaliser les attestations de stage ;
– Préparer les statistiques, notes et bilans concernant les stagiaires.

–        Connaissances des ressources humaines ;
–        Maîtrise des outils bureautiques ;
–        Excellentes qualités relationnelles ;
–        Rigueur et organisation ;
–        Sens du travail en équipe ;
–        Esprit d’initiative et autonomie ;
–        Discrétion et confidentialité.
 Une expérience d’un an sur un poste de nature similaire est appréciée.

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