Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales
Sous l’autorité du Secrétaire général, l’assistant contribue au bon fonctionnement quotidien, au respect des procédures et à la sécurisation de l’emploi du temps du secrétaire général.
A ce titre, il est chargé des fonctions suivantes :
– Interface téléphonique auprès des interlocuteurs internes et externes, gestion des messages, et accueil des visiteurs,
– Gestion de l’agenda électronique du secrétaire général et, le cas échéant, du secrétaire général adjoint
– Organisation de réunions et rendez-vous (réservations de salles, coordination des agendas, convocations) et centralisation d’informations et de documents pour la constitution des dossiers correspondants ;
– Gestion dématérialisée du courrier via l’application MAARCH-Courrier, référent MAARCH ;
– Vérification des documents soumis à la signature du SG, du SGA et/ou du Cabinet ; suivi du circuit de validation ;
– Rédaction ponctuelle du courrier et des courriels, frappe ou mise en forme des courriers, notes ou rapports ;
– Classement et archivages des dossiers (papier et électronique) ;
– Appui au secrétaire général et au chef de cabinet du SG pour le suivi des RIM (réunions interministérielles) et des QE (Questions écrites) ;
– Gestion, pour l’équipe de direction du secrétariat général, des absences, congés, RTT, compte-épargne-temps, formations ;
– Planification des entretiens annuels d’évaluation réalisés par le secrétaire général ;
– Gestion des déplacements temporaires sur Chorus DT : organisation, suivi des validations des ordres de mission et états de frais ;
– Correspondant Annuaire Sémaphore ;
– Commande de fournitures de bureau pour l’équipe de direction.
L’assistant du Secrétaire général travaille en binôme avec l’assistant du Secrétaire général adjoint, et en lien avec le chef de cabinet du Secrétaire général
Compétences techniques/Savoir-faire :
– Solide expérience du secrétariat de direction
– Maîtrise de l’outil informatique : messagerie, suites bureautiques, MAARCH, Chorus-DT, RenoiRH, etc.
– Pratique de la rédaction administrative et maîtrise de l’orthographe
– Maîtrise des règles du fonctionnement de l’administration
– Très bon sens de l’organisation, méthode et autonomie
– Capacité à hiérarchiser les dossiers, courriers et les appels téléphoniques selon leur importance
– Maîtrise de la gestion d’agenda et de l’organisation matérielle des réunions
– Dialoguer avec aisance avec différentes catégories d’interlocuteurs
– Respecter les délais
Savoir-être (compétences comportementales) :
– Réagir à l’imprévu et aux situations d’urgence
– Mener de front plusieurs activités avec des interlocuteurs multiples, en hiérarchisant les priorités
– Faire preuve de discrétion, de loyauté et de confidentialité totale des données traitées dans le cadre de sa mission
– Faire preuve de souplesse et d’une capacité d’adaptation permanente
– Volontarisme et proactivité
Géolocalisation du poste : 182 Rue Saint-Honoré 75001 PARIS