Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
L’agent est placé sous l’autorité de la directrice du SCN et du secrétaire général (SG) et qu’il assite.
1 / Secrétariat de direction, il assure l’accueil physique et téléphonique pour la direction ; prend en charge les aspects logistiques de la fonction de direction : il établit et actualise l’agenda de la directrice et du SG avec qui il fait des points réguliers, actualise sur Outlook le planning des temps forts du SCN à la libre consultation de tous, s’assure de la transmission au SMF du planning des astreintes ; prend en charge l’organisation de réunions des services et de tout autres réunions qui lui sont confiées (ordre du jour, prise de note, compte rendu ou relevé de décisions) ; prend en charge l’organisation des déplacements de la directrice et du SG qu’il saisit sur CHORUS DT, gère pour la directrice les demandes de visas au SMF ; prend en charge la gestion du courrier départ et arrivée ; rédige les projets de réponse et assure le traitement d’un certain nombre de demandes récurrentes par courriers type ; traite tous autres dossiers ponctuels et suit les affaires réservées.
2/ Coordination au niveau du SCN, il prépare différentes notes de services ou d’information à destination des agents ; est chargé de coordonner et de suivre le traitement apporté aux demandes formulées par les agents ; est l’interlocuteur identifié des services centraux (DGP, SMF et GP-Rmn) et des services du SCN pour le traitement de certains dossiers, dont les conventions de mécénat, les conventions de partenariat dont il assure le circuit de signature et en relai le traitement auprès de la directrice et du SG est un élément clef de la communication interne.
3/Missions spécifiques au musée national Marc Chagall : il rédige les lettres d’invitation des artistes et partenaires invités à collaborer avec le SCN, constitue les dossiers jusqu’à la finalisation des états de frais ; tient à jour et archive les dossiers de proximité des agents du musée Chagall, accuse réception des candidatures RH et stage et en assure l’archivage ; prépare, en étroite association avec les conservateurs et la cheffe du service partenariat les demandes de suppléments tarifaire des expositions produites par le SC N et demandes de gratuite (action culturelle, vernissage) et en assure l’envoi à la GP-Rmn ; recueille chaque mois les chiffres de fréquentation du musée Picasso –musée Magnelli ; suit, en relation avec la chargée de communication, le circuit de signature des demandes d’autorisation de tournage ; gère les commandes de fournitures pour les services administratifs situés au musée Chagall
Il peut se voir en outre confier le suivi ou traitement de dossiers en tant que de besoin
Titulaire d’un baccalauréat ou d’un diplôme de niveau 5 dans le domaine de la gestion ou de l’assistanat, vous justifiez d’une expérience confirmée d’au moins 2 ans dans des fonctions similaires.
Autonome et volontaire, votre discrétion et votre respect de la confidentialité vous permettent d’instaurer une relation de confiance avec la direction du SCN
Vous êtes reconnu pour votre sens de l’organisation et votre réactivité notamment dans la gestion de situations variées et complexes.
Votre aisance à l’écrit comme à l’oral vous désigne vous permettent d’être autonome dans la préparation de dossiers
Votre rigueur et votre persévérance garantissent la finalisation des dossiers délégués.
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat
Langue / Niveau :
Anglais : Maîtrise