2024-1659697 – Coordinateur administratif du Département recherche et enseignement H/F

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Responsable de coordination administrative
Nature de l’emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Description du poste :
Placé sous l’autorité du responsable du Département de la recherche et l’enseignement (DRE), il participe aux missions suivantes :

Budget : Appui pour l’établissement des documents préparatoires (tableau Excel détaillé des dépenses prévisionnelles par activité, notes), aux Budget Initial et Budgets rectificatifs, suivi financier :  mise à jour des outils internes de suivi des dépenses, appui à la gestion des commandes et des règlements.

Partenariats : participe à la rédaction des contrats types, interface avec les services internes et externes impliqués, suivi des signatures, suivi de la bonne exécution administrative et financière.

Résidences et contrats de recherche : participe à l’interface avec les partenaires pour le volet administratif et financier des partenariats mis en place, et à l’organisation logistique et au suivi administratif des appels à candidatures (classement et suivi des dossiers de candidatures), accueil administratif des chercheurs (formulaire d’installation, explicitation des procédures aux résidents, planification des formations ou réunions internes nécessaires à la prise en main du poste), suivi et archivage des contenus administratifs et scientifiques produits par les chercheurs.

Mise à jour des contenus du Département recherche et enseignement : participe à la rédaction des pages «recherche» du site Internet du Mucem, rassemblements des contenus nécessaires aux rapports d’activités, prépare les notes de synthèses et de bilans, Newsletter MucemLab, aide à la mise à jour des fichiers contacts, archivage des contenus administratifs.

Conseil d’orientation scientifique (2 réunions annuelles) : appui à la préparation du dossier (récupération des contenus selon OJ) et des supports de séance, aide à la coordination logistique de l’événement, à la préparation des contenus nécessaires au compte rendu.

Demandes de déplacement / Missions / Frais définitifs : participe à l’organisation et au suivi des missions liées à l’ensemble des activités du département (enquêtes-collectes, manifestations scientifiques et professionnelles du MucemLab), à la préparation et au suivi des déplacements des équipes du DRE, de la DSC et du SCO (Service de la conservation) et des invités extérieurs (ordres de mission, demandes de voyages auprès du service logistique, états de frais).

Gestion du courrier. Rédaction et proposition de réponse si nécessaire.

Maîtrise informatique et bureautique
Maîtrise rédactionnelle
Maîtrise en organisation administrative afin de répondre aux impératifs différents du service : gestion des priorités, respect des échéances, capacité à répondre aux situations d’urgence, polyvalence des tâches à effectuer)
Maîtrise de l’anglais écrit et oral
Connaissance de l’environnement professionnel (musées, recherche académique, création contemporaine) appréciée

Logiciels bureautiques : Word, Excel, PowerPoint
Logiciels spécifiques : Sirepa, GFD, Passerelle
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Langue / Niveau :
Anglais : Avancé ou indépendant

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