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il y a 2 jours
Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :
L’assistant, placé auprès du chef de service, assure le secrétariat du chef du service des affaires juridiques et internationales (SAJI) et accomplit également certaines missions au bénéfice de l’ensemble du service. Il travaille étroitement avec les deux autres agents du secrétariat mutualisé du service, chargés plus particulièrement du suivi des deux sous-directions du service.
A ce titre, le titulaire du poste est chargé des fonctions suivantes :
1. Assistant du chef de service
– Gestion de l’agenda du chef de service ;
– Organisation de réunions, de rendez-vous (réservations de salles, coordination des agendas, convocation, etc.) et centralisation des informations et de documents pour la constitution des dossiers correspondants ; contribution, si nécessaire, au classement et à l’archivage de ces dossiers ;
– Interface téléphonique auprès des interlocuteurs internes et externes ; gestion des messages et accueil des visiteurs, y compris des délégations étrangères ;
– Participation et contrôle du circuit du courrier et du circuit de validation des parapheurs dans le cadre de la gestion dématérialisée via l’application MAARCH.
2. Responsabilités transversales :
– Suivi des commandes du cabinet et du secrétaire général, de la planification des réunions interministérielles et des tableaux de bord correspondants
– Suivi du budget de frais de mission et de représentation du service ; suivi des déplacements sur Chorus DT (organisation, suivi des validations des ordres de mission et états de frais) ;
– Correspondant ressources humaines de proximité pour les agents non rattachés à l’une des sous-directions
– Suivi des moyens matériels du service (fournitures, etc.)
– Correspondant Sémaphore (intranet) du service.
3. Gestion de l’agenda du sous-directeur chargé des affaires juridiques
Compétences techniques / Savoir-faire :
– Maîtriser les techniques de secrétariat et la bureautique
– Maîtriser l’outil informatique : messagerie, suites bureautiques, GOIA, Chorus-DT, RenoiRH, etc.
– Rédiger des documents administratifs
– Maîtriser les règles de fonctionnement de l’administration
– Exercer son activité en faisant preuve d’organisation, de méthode et d’autonomie
– Hiérarchiser les courriers et les appels téléphoniques selon leur importance
– Gérer un agenda d’audiences et de réunions
– Mettre en oeuvre l’organisation matérielle de réunions et de colloques
– Dialoguer avec aisance avec différentes catégories d’interlocuteurs
– Respecter les délais
– Pratiquer la langue anglaise
Savoir-être :
– Réagir à l’imprévu et aux situations d’urgence
– Mener de front plusieurs activités avec des interlocuteurs multiples, en sachant hiérarchiser les enjeux
– Faire preuve de discrétion, de loyauté et de confidentialité totale des données traitées dans le cadre de sa mission
– Faire preuve de souplesse et d’une capacité d’adaptation permanente
Géolocalisation du poste : 182 Rue Saint-Honoré 75001 PARIS