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il y a 24 minutes
Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :
Le secrétaire administratif et financier participe à la vie administrative et gestion financière de l’ensemble de la direction des études de la Recherche et de la professionnalisation. Il apporte une soutien logistique à la direction.
Polyvalent il assure l’interface entre les services de la direction et les services de la direction administrative et financière. Il a en charge la gestion et le suivi financier des budgets alloués ainsi que l’organisation et le suivi des voyages pédagogiques.
Sous la responsabilité du directeur adjoint, il assure les missions suivantes :
1 – Secrétariat administratif de la direction
Accueil physique, téléphonique et orientation des interlocuteurs internes et externes
Secrétariat, rédaction de courriers/mails.
Assister les cadres dirigeants dans l’organisation quotidienne des dossiers, ainsi que dans la préparation et l’organisation de leurs déplacements (ordre de mission/réservation nuitées/billets de transport/ véhicule de service…)
Gestion des conventions dans un dossier partagé, circuit de signature et dépôt des pièces administratives et financières
2 – Secrétariat financier de la direction
En relation avec les chefs des services de la direction, centraliser les devis et la saisie des demandes d’achat, suivi de la prestation jusqu’à la constatation du service fait sous WINPEP
En étroite relation avec le service financier, suivi des engagements juridiques et des bons de commande selon la programmation budgétaire annuelle, mise en qualité des engagements fi-nanciers, suivi des conventions et des contreparties (communication/publication/travaux péda-gogiques/séminaires …)
En étroite relation avec les chefs de service, participer à la programmation budgétaire et à la préparation des éléments financiers pour les budgets.
3 – Organisation administrative des voyages pédagogiques VP
Aide à la programmation des voyages pédagogiques avec les enseignants
En relation avec le service financier, préparer les pièces administratives et financières, dossiers de liquidation
Organisation matérielle des VP (déplacements et hébergements uniquement)
Préparation des ordres de missions (enseignants / étudiants)
Gestion de la réservation des mini-bus
Certification des factures de carburants et péages
En étroite relation avec le service RH, préparer les contrats moniteurs (étudiants conducteurs de mini-bus) et états de service (sous réserve de modification)
L’agent pourra être amené à participer à d’autres missions ponctuelles demandées par sa Direction.
A noter : Le contexte des missions peut être amené à évoluer dans un an, soit en juillet 2025
Expérience souhaitée dans le domaine d’un secrétariat de direction, l’organisation de voyages et des frais de mission.
Compétences techniques :
Connaître les procédures et règles de fonctionnement de l’administration,
Bonne maitrise de l’environnement bureautique et des outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité (Taïga, logiciel des missions GFD)
Connaitre le cursus de formation de l’établissement et ses missions,
Connaitre les textes juridiques liés au fonctionnement des ENSA
Notions du domaine financier et juridique
Savoir-faire :
Maîtriser les délais et les calendriers, planifier et organiser son travail
Accueillir, prendre des messages, recueillir les attentes, analyser les demandes, orienter et apporter des réponses à des besoins spécifiques
Savoir prendre des notes, rédiger, mettre en forme et diffuser des documents ressources
Être autonome, organisé(e) et rigoureux(se)
Capacité à dialoguer et à travailler avec les usagers (contacts quotidiens avec les enseignants et étudiants) et les partenaires professionnels internes et externes au service ou à l’administration
Compétences comportementales :
Faire preuve d’initiative, d’anticipation et être force de proposition.
Faire preuve de rigueur et d’organisation
Savoir travailler en équipe
Discrétion professionnelle
Sens des relations humaines
Capacité d’adaptation
Savoir évaluer, hiérarchiser les priorités et gérer les aléas
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat
Langue / Niveau :
Anglais : Intermédiaire ou de survie