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il y a 24 minutes
Domaine / Métier : Relation à l’usager/Chargée / Chargé d’accueil, de relation et de service à l’usager
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Placé/e sous l’autorité du chef de l’UDAP des Vosges, le/la titulaire du poste a notamment en charge les missions suivantes :
1. Assistante du chef de service
Il/elle est placé/e sous l’autorité du chef de service. Il/elle exerce un rôle transversal au sein de l’UDAP des Vosges. A ce titre, il/elle a une vision transversale du fonctionnement du service, auquel il/elle concourt directement par son action quotidienne. Il/elle assure un lien interne et externe afin d’assurer la coordination et la transmission interne des informations et participe ainsi à la parfaite continuité de service sur les dossiers.
Il/elle assiste le chef de service et assure un ensemble de travaux de nature administrative visant à la bonne marche de l’UDAP des Vosges ; il/elle assure, entre autres, le secrétariat et aide à l’organisation du travail du chef de service, de son adjointe et des techniciens, en binôme avec une adjointe administrative. Il/elle anticipe quotidiennement les urgences du chef de service, aussi bien en termes d’instruction des dossiers d’urbanisme que de la tenue de ses réunions et rendez-vous.
Il/elle consacre enfin une partie importante de sa mission au processus d’instruction des dossiers d’urbanisme.
2. Accueil physique et interface téléphonique auprès des interlocuteurs internes et externes
– Assurer le filtre et le tri des appels téléphonique, diriger ces derniers vers les bons interlocuteurs, organiser les priorités et urgences, gérer la messagerie du service, renseigner les porteurs de projet sur les possibilités de travaux en espaces protégés, sur la notion de covisibilité, et sur les avis émis par l’UDAP des Vosges.
– Gestion du courrier ; enregistrer et archives les courriers à l’arrivée et au départ pour le service, rédiger les courriers du chef de service, veiller à la bonne circulation de l’information au sein du service.
– Prise en charge des aspects logistiques du chef de service ; gérer quotidiennement l’agenda électronique du chef de service et mettre à jour les nombreuses modifications, planifier les nombreux déplacements, organiser les réunions et entretiens du chef de service en interne et en externe (sortir les antériorités des dossiers), responsable de la carte achat (en charge des commandes de matériel nécessaire à l’ensemble des agents), référent/e pour les divers partenaires (DRAC, DREAL, DDT, CAUE, etc.)
– Procédure d’instruction des dossiers ; enregistrer et localiser l’intégralité des dossiers d’urbanisme, anticiper les dossiers incomplets, ventiler les dossiers aux instructeurs suivant leurs secteurs respectifs, pré instruire certains dossiers sans enjeux, assurer la mission d’administrateur du logiciel d’instruction Patronum, mettre à jour les clauses du logiciel et éditer les statistiques à la demande du chef de service.
– Gestion des archives ; diffusion, classement et archivage des courriers, dossiers d’autorisation d’urbanisme et compte rendus d’entretiens.
Organisation et gestion de la bibliothèque.
Compétences requises :
Connaissances et savoirs mis en œuvre :
· Capacité d’analyse et de structuration du travail.
· Procédure et règles de fonctionnement de l’administration.
· Capacités rédactionnelles et de mise en forme des documents.
· Réactivité aux consignes, savoir planifier et respecter les délais (veille active).
Compétences techniques :
· Maitrise de l’outil informatique et bureautique.
· Savoir planifier, alerter, rendre compte, hiérarchiser les priorités.
· Techniques de documentation et de communication.
· Bonne maitrise de l’écrit et de l’oral.
Savoir-faire- Savoir être :
· Capacité à travailler en équipe ainsi qu’en transversalité.
· Sens du service public et de l’intérêt général.
· Sens des relations avec le public, les élus et les divers interlocuteurs, capacité d’écoute et de dialogue.
· Adaptabilité aux différents aspects et missions du poste.