Domaine / Métier : Ressources Humaines/Responsable d’ingénierie de formation
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
1 poste vacant au 1er mars 2025
Seules les candidatures des fonctionnaires seront étudiées.
Le secrétaire administratif chargé de la formation assiste le responsable de la gestion de la formation, le responsable de la gestion informatique adjoint ainsi que les ambassadrices de la transformation numérique dans l’exercice de leurs principales missions en lien avec la formation et les concours/examens. Il participe à la mise en œuvre de la politique régionale de formation générales et informatiques des personnels de greffe du ressort de la cour d’appel de Poitiers.
Activités principales liées à la formation :
Suivi des sessions de formation régionales :
Assurer une veille quotidienne sur les calendriers
Créer les formations informatiques sur le logiciel HARMONIE et le logiciel MENTOR
Gestion des candidatures et traitement des demandes liées aux sessions
Effectuer les convocations ainsi que les actions qui en découlent (mise à jour des tableaux, édition des feuilles d’émargement, etc)
Effectuer les traitements ultérieurs ainsi que les actions qui en découlent (envoi des support et des fiche d’évaluation, mises à jour des tableaux, etc)
Effectuer les PA30 relatives aux formations extérieures
Gestion des concours et examens :
Veille et diffusions des e-mails en lien avec les recrutements concours/examens
Préparation des pochettes et mise à jour du commun
Préparation et envoi des convocations
Réservations des salles
Surveillance des épreuves
Gestion des formations continues des magistrats :
Création des formations continues des magistrats dans Open portal et y inscrire les magistrats
Logistique en lien avec ces formations (réservation des salles, sollicitation de l’ordre de mission, inscription des participants, édition des listes d’émargement, établir le dossier papier, préparer le jour J)
Assurer le suivi de ces formations (mise à jour des tableaux, transmission des listes d’émargement)
Gestion des formations extérieures :
Effectuer toutes les PA30 relatives aux formations extérieures
Assurer une veille des livrets de formation au besoin
Gestion de l’intranet :
Mise à jour des catalogues de formation sur Modalin
Logistique/Administration :
Secrétariat :
Traiter la boîte e-mail secrétariat en binôme
Assurer une veille sur les boites e-mail des responsables à la demande en cas d’absence
Diffuser et afficher l’information
Collecter les éléments statistiques et renseigner les tableaux de suivi
Assurer le dialogue avec tous les interlocuteurs
Classement et archivage :
Organiser la documentation
Organiser et suivre le plan de classement du service
Archiver les documents et les dossiers
Connaissances
Applicatifs métiers
Circuits administratifs
Ingénierie de formation
Organisation judiciaire et administrative
Outils bureautiques
Savoir-faire
Alimenter et analyser les tableaux de suivi et statistiques
Organiser sa charge de travail
Savoir rendre compte à la hiérarchie
Savoir trouver et donner une information
Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
Savoir-être
Avoir le sens de l’organisation et de la rigueur
Avoir le sens des relations humaines
Faire preuve de discrétion et de loyauté
Faire preuve de réactivité, polyvalence et d’initiative