2024-1702012 – Secrétaire – Cat C – UDAP 04 – Digne les Bains H/F

Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Sous l’autorité du Chef de service, elle(il) assure les fonctions de gestion administrative et d’assistance technique du service.
L’agent travaille au sein de l’UDAP 04 en collaborant avec les agents du service, dans le souci de favoriser la continuité et le partage de l’information et de maintenir la qualité des projets de service.
Activités principales :
Secrétariat
Accueil, réception du public et standard téléphonique. Information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes
Gestion du courrier :  envoi et réception, enregistrement du courrier,
Saisie dactylographiée de courriers, de compte-rendus de réunions ou de consultations architecturales, réponses à demandes de renseignements, en lien avec les agents et l’ABF.
Gestion de l’archivage papier des dossiers d’urbanisme et de travaux sur Monuments Historiques.
Archivage numérique et maintien en ordre de l’arborescence informatique du service, en lien avec les agents.
Veille quotidienne de l’adresse courriel fonctionnelle du service (stap04.paca @culture.gouv.fr) et réponses à formuler.
Gestion de l’agenda en lien avec les agents: réunions, rendez-vous, etc
Aide à l’instruction des dossiers d’urbanisme, sur logiciels dédiés (utilisation quotidienne des outils informatiques) :
Enregistrement des dossiers d’urbanisme papier sur logiciel dédié (demandes de permis de construire, et autres procédures d’autorisations d’urbanisme, localisation cartographique (SIG) et recherches d’antériorités dans les archives du service)
Enregistrement des consultations préalables à réception des pièces exigibles demandées (localisation des projets et recherches d’antériorités avant transmission à l’agent instructeur du secteur concerné).
Contribution à la pré-instruction des dossiers d’urbanisme dématérialisés, sur logiciel Patronum (adapté du logiciel d’instruction d’autorisations d’urbanisme Open ADS), dans le cadre du processus de dématérialisation des autorisations d’urbanisme actuellement en cours de déploiement sur l’ensemble du territoire national.

Missions transverses :
Référent informatique et administrateur des logiciels Gestauran, Patronum  (aide au Technicien TSCBF référent du service)
Support administratif à la mission de Conservateur de Monument Historique de l’ABF (pour l’entretien de la cathédrale de Digne), en lien avec l’ingénieur ISCP du service, l’ABF, la DRAC-CRMH : rédaction d’ordres de services aux entreprises, certificat de paiement, etc.
Suivi de l’entretien du véhicule de service, en lien avec la DRAC
Suivi du petit entretien des locaux du service, en lien avec le chef de service
Suivi des commandes de fournitures pour le service

CONNAISSANCES :
·        Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Excel, Word, Power point, ainsi que Libre-Office etc.), et adaptation aux applications informatiques du ministère (Open ADS, Patronum, Gestauran, Agrégée, SIG Atlas des patrimoines, etc.)
·        Maîtriser la langue, l’orthographe et la grammaire Française.
·        Maîtriser la technique de rédaction administrative
·        Notions d’archivage, de documentation, de numérisation

SAVOIR-FAIRE :
·        Savoir accueillir et renseigner des interlocuteurs extérieurs et gérer une relation téléphonique
·        Savoir travailler en réseau
·        Savoir vérifier et transmettre l’information, en transversalité avec les agents
·        Savoir planifier le travail et respecter les délais
·        Comprendre et savoir appliquer une réglementation
·        Savoir se repérer dans l’espace et savoir lire une carte géographique

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES :
·        Sens de l’organisation et sens pratique
·        Réactivité – Régularité
·        Aptitudes relationnelles et capacité à travailler en équipe
·        Sens du service public

COMPÉTENCES TRANSVERSALES :
·        Gérer des informations : communiquer régulièrement avec l’équipe.
·        Utiliser les ressources numériques
·        Mettre en œuvre les consignes et les procédures dans le respect des cadres et des usages.
Géolocalisation du poste : 23 boulevard du Roi René 13100 Aix-en-Provence

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