Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Le directeur général s’appuie sur deux assistants (H/F) qui sont chargés de son secrétariat, de la gestion de son agenda et du courrier de la direction générale.
Les missions sont les suivantes :
· tenue de l’agenda du directeur général, organisation des rendez-vous
· organisation des missions et déplacements en France et à l’étranger
· accueil téléphonique et physique
· enregistrement, tri et redistribution du courrier, suivi des courriers du cabinet
· saisie et mise en forme de divers documents
· rédaction de courriers, comptes rendus et de synthèses de réunions
· diffusion, classement et archivage des documents
· conception et mise à jour d’outils de suivi et de tableaux de bord
· gestion des permanences de la direction générale
· gestion des congés des personnels rattachés au directeur général (logiciel Renoirh)
· En tant que de besoin, les assistants (H/F) pourraient assurer le secrétariat des personnes rattachées temporairement au directeur général des patrimoines et de l’architecture.
Compétences techniques :
utilisation des outils bureautiques du ministère (traitement de texte et agenda en particulier, MAARCH, Renoirh, Chorus DT) : maîtrise
utilisation des outils de communication : scanner, télécopieurs
Savoir-faire :
Expression orale
Organisation du travail
Compétences comportementales :
goût du travail en équipe
sens relationnel
capacité d’écoute et de proposition
sens du service public
discrétion