Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :
Assurer le suivi des agendas, des communications téléphoniques et des courriers
Tenir l’agenda du Président / de la Présidente : organisation et suivi, en lien avec la cheffe de cabinet, des rendez-vous et réunions, déjeuners, déplacements France et à l’étranger du Président / de la Présidente et des collaborateurs qui l’accompagnent, séminaire de direction
Filtrer et orienter les appels téléphoniques, prendre en charge les appels, en langue anglaise le cas échéant
Saisir, mettre en forme et éditer des documents divers (courriers, comptes rendus, rapports…)
Participer à certaines réunions et en assurer le secrétariat et le compte rendu
Assurer la gestion des parapheurs ; enregistrer, classer et archiver le courrier
Assurer des missions de coordination et d’organisation
Organiser la logistique du secrétariat ; assurer la gestion des calendriers des salles de réunion
Assurer la coordination du conseil scientifique, de la commission de restauration, des instances relatives aux acquisitions en lien avec les différentes directions (calendrier, convocation des membres, préparation et vérification des dossiers, suivi des PV et des approbations de délibérations)
Participer à l’organisation de visites de mécènes et VIP : gestion et mise à jour des fichiers contacts en lien avec la direction de la communication
Participer à la coordination entre les secrétariats de la présidence, de l’administration générale et de la direction de la conservation et des collections
Organiser les séminaires de direction
Contribuer à la coordination du Club XIX et suivi des conventions avec les musées partenaires en lien avec la cheffe de cabinet du Président
Assurer le suivi du budget de la Présidence
Suppléer en son absence l’assistante de l’administration générale
Compétences techniques :
Excellente maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook…)
Maîtrise du classement et de l’archivage
Savoir-faire
Compétences rédactionnelles
Capacités d’adaptation
Grande réactivité, esprit d’initiative
Aptitude organisationnelle
Capacité à recueillir, diffuser, traiter l’information
Pratique de l’anglais (écrit/oral).
Savoir-être (compétences comportementales)
Qualités relationnelles
Sens de l’écoute
Discrétion / sens de la confidentialité
Sens du travail en équipe
Fiabilité
Rigueur
Profil du candidat recherché (le cas échéant) :
Formation de secrétaire et/ou expérience au sein d’un secrétariat de direction souhaitée
Connaissance du milieu culturel et plus particulièrement de celui des musées
Pratique d’autres langues étrangères souhaitées.
Géolocalisation du poste : 62 Rue de Lille, 75007 Paris, France