Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Placé sous l’autorité directe du directeur régional des affaires culturelles et de la directrice régionale adjointe, l’assistant de direction (F/H) les assiste, ainsi que le directeur régional adjoint en charge du patrimoine, la secrétaire générale et le directeur de cabinet, dans la gestion quotidienne et l’organisation de leurs activités respectives.
Activités principales :
– Gérer les agendas et les contrôler ;
– Assurer l’accueil téléphonique et physique, l’information et l’orientation des différents interlocuteurs ;
– Réceptionner, analyser, enregistrer et classer le courrier de la Direction ;
– Rédiger certains courriers de réponse, en rassemblant les éléments de réponse auprès des services concernés;
– Veiller au bon suivi des courriers (circuit des parapheurs, relance des services, etc) ;
– Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions ainsi que le soutien logistique de l’activité de la direction ;
– Anticiper l’organisation des réunions annuelles récurrentes ;
– Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
– Assurer le classement, la mise à jour, l’informatisation et l’archivage des dossiers ;
– Préparer et organiser les déplacements.
Activités spécifiques :
– Participation aux actions de communication interne ;
– Participation au suivi organisationnel et logistique des dossiers transversaux pilotés par la direction
L’assistant pourra être conduit à participer, en tant que de besoin, à d’autres activités relevant du champ de compétences de la direction.
Compétences principales mises en œuvre :
– Expérience sur des fonctions similaires requise ;
– Maîtrise des outils bureautiques standards ;
– Capacités rédactionnelles et orales ;
– Qualités relationnelles et sens du contact ;
– Grande discrétion ;
– Très grande disponibilité ;
– Ponctualité ;
– Connaissance souhaitée de l’environnement professionnel administratif et institutionnel (Ministère de la culture, services déconcentrés en région Île-de-France, préfecture de région et préfectures de département)
Géolocalisation du poste : 45-47 Rue Le Peletier 75009 Paris