Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions
Sous l’autorité de la cheffe du service, le (la) titulaire du poste assure le secrétariat du service, la gestion de la réception des demandes et la transcription des dossiers de demandes d’enregistrement dans les RCA.
Activités
Accueil, information et gestion des dossiers reçus
Réceptionne les demandes d’enregistrement reçues via la plateforme des RCA
Vérifie la recevabilité et valide la réception des demandes
Demande les compléments en cas de non-recevabilité des demandes
Assure l’organisation de la file d’attente
Gère la création des comptes des nouveaux demandeurs et les désignations de référents
Informe les demandeurs sur l’avancement de leurs dossiers (téléphone, courriels)
Informe les professionnels sur les procédures d’enregistrement aux RCA.
Secrétariat du service et assistance de la cheffe du service
Filtre et répartit les appels téléphoniques, répond aux demandes relevant de sa compétence
Assure le traitement quotidien du courrier (enregistrement, classement, distribution, circulation)
Rédige et met en forme courriers et notes de service, assure leur diffusion et leur suivi
Gère l’agenda de la cheffe du service et du service
Signale à la cheffe du service et à l’adjoint les dossiers à prioriser
Organise les réunions (réservation de salles, convocations, constitution de dossiers)
Classe et archive les documents (en lien avec les agents du service et, si nécessaire, avec le Département des archives)
Gère les stocks de fourniture, effectue et vérifie les commandes et suit le budget alloué
Gère les questions matérielles du service (maintenance, mobilier, services, signalétique) en contactant si nécessaire les services compétents.
Transcription des dossiers d’immatriculation des œuvres, de publication et d’inscription des actes
Réceptionne les avis de paiements en provenance de l’agence comptable
Valide les paiements sur la plateforme des RCA
Délivre les numéros de transcription aux demandeurs et les met à disposition du public via le site des RCA
Relance des demandeurs pour les factures impayées
Assure les relations quotidiennes avec l’agence comptable
Classe les dossiers en défaut de paiement.
Connaissances
Procédures d’enregistrement aux RCA
Environnement professionnel du secteur d’intervention (production, distribution, exploitation, mécanismes de financement)
Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des missions du CNC.
Savoir-faire opérationnel
Sens de l’organisation
Utiliser les outils bureautiques et les applications métiers (RCA, Excel, Word)
Réaliser un plan de classement
Rédiger et mettre en forme les documents
Maîtriser l’orthographe et la syntaxe
Réactivité
Comprendre et s’exprimer dans une langue étrangère (le cas échéant)
Sens de l’initiative
Gérer les priorités.
Savoir-faire relationnel
Sens des relations humaines
Écoute
Faire preuve de discrétion
Technique d’accueil
Adapter sa communication aux différents types d’interlocuteurs
Maîtrise de soi
Capacité d’adaptation.
Géolocalisation du poste : 291, boulevard Raspail 75014 Paris
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat