2024-1778316 – assistant administratif à l’UDAP 69 et métropole de Lyon H/F

Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Placé sous l’autorité directe du chef de service, le titulaire du poste sera chargé des missions suivantes :
1- Responsable des relations avec le public : accueil, accompagnement, pré-instruction mutualisés sur 3 secteurs géographiques :
– réception et analyse des sollicitations, priorisation, réponses directes (techniques de 1er niveau, éclairages sur procédures), réorientation ;
– tenue des missions générales en cas d’absence du binôme ;
– gestion et logistique afférentes à l’accueil, préparation de réunions, suites de RV.

2- Être référent sur les demandes d’autorisation du droit des sols (ADS) :
– suivi de la chaîne des avis, des modalités numériques ; assurer la migration des dossiers, interface avec les collectivités ;
– être référent/e des logiciels métiers (OpenADS/Patronum) administration, intégration des évolutions avec les services patrimoniaux ;
– promouvoir la préconsultation via Démarches Simplifiées (subventions, « Mes travaux en espace protégé ») ;
– responsable du classement des dossiers numériques, archivage général, responsable bibliothèque ;
– coordination des statistiques, bilan annuel, référentiels ;
– coordination des cellules, suivi de la cohérence des avis émis.
3- Assistance de l’ABF cheffe de service, secteur centre du département et de la métropole :
– réception, enregistrement de dossiers, suivi des notifications post-signature et des dysfonctionnements éventuels ;
– enregistrement, pré-instruction ; liaisons des demandes d’avant projet (AVP) et d’ADS ;
– gestion du planning, organisation de réunions et RV (préparation/compte-rendu) ;
– suivi du projet de service (objectifs annuels, déclinaisons des actions) ;
– préparation des réunions internes (fonctionnement, revue de projets), support au management / vie du service (relais questions RH, direction, fonctionnement).
4- Collaborations techniques et référent administratif au sein de la cellule urbanisme :
– coordination des activités (réunions, ordre du jour, compte-rendu) ;
– interface avec services de l’État (DDT, DREAL, préfecture) et collectivités territoriales ;
– urbanisme-environnement-paysage : réception, tri par secteur des sollicitations ; suivi de procédures, prise en charge selon le secteur, suivi transversal de dossiers à enjeux ;
– collaboration sur les dispositifs interministériels, projets structurants pilotés en préfecture ;
– patrimoine : enregistrement, suivi des servitudes (périmètres d’abords de monument historique, site patrimonial remarquable) identification de données patrimoniales non opposables : mise en oeuvre de la procédure adéquate en lien avec les techniciens et l’ABF concernés.
5- Activités de la cellule communication :
– relations avec le service communication DRAC, élaboration de documents de pédagogie et présentations du service.
6- Relais de la cellule patrimoine :- Enregistrement des demandes (travaux, subventions) sur monuments historiques (MH), appui technique de 1er niveau à l’ingénieur

Compétences principales mises en oeuvre : (cotés sur 4 niveaux initié – pratique – maîtrise – expert) : expert
Compétences techniques
– maîtrise des applications, des outils informatiques standards et spécifiques (maîtrise traitement de texte, tableur et statistiques, présentation, messagerie Outlook, Gestauran, Patronum, Open ADS et Agrégée)
– maîtrise des outils collaboratifs : plateformes type Resana, Klaxoon,
– maîtrise des pratiques de rédaction administrative
– maîtrise des techniques de communication écrite et orale
– maîtrise de l’environnement professionnel d’une UDAP (missions et activités, réglementation liée aux espaces protégés notamment)
– connaissance en droit de l’urbanisme  et du code du patrimoine
– maîtrise des représentations dans l’espace (plans de situations, de masse, vues en 2D ou 3D…)
Savoir-faire :
– analyser une demande
– accompagner l’usager dans une approche globale sur le plan technique et administratif
– comprendre et mettre en oeuvre une réglementation, une procédure
– savoir communiquer et s’adapter à l’interlocuteur
– hiérarchiser les priorités au sein des missions, planifier
– organiser le classement et la gestion documents (format papier / numérique), archiver
Savoir-être
– aptitude à travailler en équipe, sens des relations humaines
– être rigoureux
– être autonome
– anticipation, et sens de l?initiative
– réactivité
– capacité d’adaptation
– sens de l’analyse et esprit de synthèse
Géolocalisation du poste : 6 quai Saint-Vincent 69283 LYON CEDEX 01

Postuler sur le site

Postuler