2025-1797167 – Assistant en gestion administrative H/F

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Mission
Exécuter des actes administratifs et de gestion courante ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’UMR 7205 ISYEB.
Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Activités
Rôle de secrétariat en lien direct avec la direction de l’UMR : recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’unité. Regrouper les informations issues des enquêtes internes de l’unité et ses appels à projet. Classer et archiver les documents. Vérifier la conformité des documents administratifs avant signature par la direction de l’unité.
Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes. Répondre à leurs questions, transmettre les documents administratifs et les orienter vers les personnes et sites web ressources.
Assurer l’accueil et le suivi des nouveaux entrants : remise du livret d’accueil et du règlement intérieur de l’unité, suivi des démarches administratives (procès-verbaux d’installation, demandes de badges d’accès, création des adresses mails, mise à jour Virtualia et Reseda), orientation vers les bons interlocuteurs.
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative.
Instruire les dossiers techniques pour préparer les décisions courantes de gestion des personnels : convention de bénévolat, demandes cartes pro/multipass, conventions de stage, congés, compte épargne-temps, jours de télétravail, arrêts maladie, campagnes d’éméritat-attachés honoraires-correspondants, dossiers de promotion (centralisation des dossiers, signatures, envoi aux services RH, archivage des documents)
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Suivre les évolutions réglementaires

Connaissances 
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d’élaboration de documents
Techniques d’accueil téléphonique et physique
Culture internet
Techniques de communication

Compétences opérationnelles
Accueillir et prendre des messages
Enregistrer et classer les documents
Rédiger des rapports ou des documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
Utiliser les outils bureautiques

Compétences comportementales
Sens de l’organisation
Réactivité
Sens relationnel

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