Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions :
L’assistant/assistante de direction chargé/chargée de coordination de la direction générale du centre des monuments nationaux est responsable des activités suivantes auprès du Directeur général et du directeur général adjoint :
· Gestion du temps (agenda) et communication de l’agenda
· Gestion des appels téléphoniques (filtrage des interlocuteurs, comptes-rendus des demandes)
· Gestion du courrier : enregistrement, relance, remontée des réponses
· Rédaction de courriers (accusés de réception, remerciements, etc)
· Rédaction de notes préparatoires
· Rédaction des prises de paroles
· Appui sur la préparation de nouveaux dossiers transversaux et structurants
· Vérification des documents soumis à la direction générale
· Organisation des déplacements
· Organisation des réunions et préparation des dossiers (recherche documentaire et sollicitation des services)
· Collaboration quotidienne avec le cabinet de la présidente ; intérim, le cas échéant
· Classement des dossiers.
Activités spécifiques :
Suivi des instances suivantes (convocation, ordres du jour, documentation associée, respect des délais, suivi des participations) :
· Comité de direction
· Réunion mensuelle avec les administrateurs de monuments
· Conseils d’administration et pré-conseil d’administration
· Organisation en lien avec les parties prenantes des séminaires des administrateurs et du comité de direction
Suivi RH et logistique :
· Gestion des candidatures à des postes de direction en lien avec la DRH
· Suivi des congés des directeurs et responsables de mission
· Gestion RH : Octime ; suivi des actes administratifs, disponibilité, congés, …
· Gestion de la campagne annuelle des entretiens professionnels (comité de direction et administrateurs) et suivi du circuit des comptes rendus des entretiens professionnels via l’outil dédié
Compétences techniques :
· Maîtrise des outils bureautiques : Word, Outlook, Excel …
· Bonne connaissance de l’établissement et de son fonctionnement ainsi que des tutelles
· Notions d’anglais (accueil téléphonique, rédaction de courriels pour les partenaires, ambassades, etc…)
Savoir-faire :
· Adaptation aux différents interlocuteurs
· Filtrer et orienter les informations
· Rédiger et mettre en forme des documents
· Réactivité et créativité
Savoir-être (compétences comportementales) :
· Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
· Rigueur, sens de l’organisation, maîtrise d’un volume très important de travail tout au long de l’année.
· Flexibilité, polyvalence, autonomie
· Qualités relationnelles, esprit d’équipe
Géolocalisation du poste : Hotel de Sully 62 rue Saint antoine 75004 Paris