Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Le ou la titulaire du poste assure les missions de coordination administrative et technique de l’UDAP du Gard. Il ou elle assure de façon autonome l’instruction de certains dossiers débouchant sur une réalisation attendue par le responsable du service.
Activités
· Assurer le secrétariat du chef de service
– organisation des réunions, gestion de l’agenda
– rédaction du courrier, préparation des éléments de réponses de certaines correspondances
– saisie et gestion des frais de déplacements sur Chorus DT
· Prendre en charge les aspects logistiques du fonctionnement du service :
– accueil physique et téléphonique (en binôme)
– gestion de la communication interne et externe : veille juridique, scientifique et technique, revue de presse…
– recensement des besoins en fournitures,
– coordination des commandes auprès des fournisseurs et/ou prestataires internes et externes en relation avec les services Achats et logistiques de la DRAC,
– suivi des travaux de maintenance/entretien des locaux du service (EDF, chauffage, ménage)
· Préparer et suivre les dossiers administratifs et techniques :
– gestion informatisée des autorisations des droits des sols (Gestauran)
– suivi administratif des procédures SPR, servitudes diverses dont l’UDAP est gestionnaire
· Vérifier et mettre à jour les SUP (servitudes d’utilité publique) sur l’Atlas du patrimoine (SIG)
· Participer au déploiement de la dématérialisation des autorisations d’urbanisme
· Gérer les autorisations de travaux sur les Monuments Historiques ( agrégée, archivage…)
Missions spécifiques : Conduire et mettre en œuvre une politique d’archivage du service
Le ou la titulaire du poste assure les missions de référent-archives, relais entre le service de l’UDAP et l’archiviste chargée de la coordination de la politique d’archivage de la DRAC.
Activités :
· Gérer les archives courantes et intermédiaires,
· Organiser les éliminations et les versements
Dans le cadre de la continuité du service public, d’autres missions pourront lui être confiées par son chef de service. L’entretien annuel permet la révision de la fiche de poste en cas de changement dans les missions.
Compétences principales mises en œuvre
Connaissances et compétences techniques :
– De l’environnement professionnel et des procédures de gestion du secteur.
– Des techniques de rédaction administrative.
– Du droit et procédures administratifs, des règles budgétaires et comptables.
– Des outils informatiques et bureautiques.
– Des techniques de classement et d’archivage.
Savoir-faire :
– Comprendre et savoir appliquer une réglementation
– Travailler en réseau
– Vérifier et transmettre des informations
– Anticiper les délais et les urgences et dégager des priorités
– Enregistrer et classer les documents
Compétences comportementales : (savoir-être)
– Sens des relations humaines
– Esprit d’équipe
– Sens de l’organisation et rigueur
– Sens de l’analyse et esprit de synthèse
– Esprit d’initiative, autonomie et réactivité
– Adaptation