Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions
Sous l’autorité du chef de l’unité départementale de l’architecture et du patrimoine de la Haute-Garonne (UDAP31), le/la titulaire du poste a pour mission d’assister les architectes des bâtiments de France, adjoints au chef de l’UDAP31.
Activités principales
– Accueil téléphonique et réception du public,
– Organisation et tenue des agendas,
– Gestion du courrier des ABF,
– Préparation des rendez-vous,
– Gestions des dossiers en relation avec les autres services de la DRAC et de l’Etat,
– Classement et archivage des documents afférents au service,
– Polyvalence secrétariat (enregistrement du courrier et des dossiers d’urbanisme).
Dans le cadre de la continuité du service public, d’autres missions pourront lui être confiées par le chef de service et/ou ses adjoints. L’entretien annuel permet la révision de la fiche de poste en cas de changement ou d’évolution des attributions qui seront liées à d’éventuelles réorganisations du service.
Spécificités du poste :Secrétariat de deux architectes des bâtiments de France, adjoints au chef de l’UDAP31.
Connaissances et compétences techniques :
– Maîtrise des outils bureautiques,
– Maîtrise des délais d’exécution.
Savoir-faire :
– Rigueur et sens de l’organisation,
– Aisance orthographique et grammaticale,
– Savoir prioriser les différentes sollicitations,
– Sens du travail en équipe,
– Polyvalence.
Savoir-être :
– Courtoisie,
– Maîtrise de l’expression orale,
– Sens de l’écoute et des relations humaines,
– Goût pour le domaine d’activité.