2025-1866059 – Secrétaire des pôles Création et Action culturelle et territoriale pour le site de Toulouse H/F

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions :
Placé sous l’autorité directe du directeur régional adjoint délégué (DRAD), directeur des pôles Création et Action culturelle et territoriale, l’agent contribue au bon déroulement des activités des pôles Création et Action culturelle et territoriale en assurant, pour le site de Toulouse, des fonctions de secrétariat auprès du DRAD et des conseillers rattachés à ce site. Il ou elle assure les missions d’accueil, d’information et d’orientation des publics professionnels et d’assistance aux conseillers au sein de la cellule de coordination des pôles Création et Action culturelle et territoriale
 Activités :
Accueil et communication
– Assurer l’accueil physique et téléphonique, l’information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes ;
– Accueillir les rendez-vous des conseillers et les orienter sur site ;
– Centraliser le traitement du courrier des deux pôles pour le site de Toulouse (réception, enregistrement, répartition à l’arrivée, numérisation au départ, papiers et dématérialisé, circulation des parapheurs) ;
– Suivi administratif des conventions (circuit des signatures) en lien avec les gestionnaires, expéditions aux partenaires ;
– Participer à la mise à jour des fichiers contacts, mailings et invitations.
Secrétariat
– Assurer en cas de besoin l’enregistrement sur Chorus DT des ordres de missions et des états de frais des conseillers.
– Mettre en forme les courriers administratifs rédigés par les conseillers, comptes rendus de réunion, rapports et conventions.
– Prendre en charge les travaux d’impression ;
– Classer et gérer les archives des pôles pour le site de Toulouse, en binôme avec l’agent chargé du secrétariat des pôles sur le site de Montpellier et en lien avec le référent archives de la cellule de coordination des deux pôles.
Organisation
–  Mise en place de rendez-vous et de réunions des conseillers avec les partenaires extérieurs ou des conseillers des deux pôles (inscriptions dans les agendas, réservation de salles, visio-conférences), en coordination avec l’agent chargé du secrétariat des pôles sur le site de Montpellier, et, le cas échéant, en lien avec le secrétariat de direction des deux pôles ;
Dans la cellule de coordination des deux pôles
– Rédaction des comptes rendus des réunions de pôles en binôme avec l’agent chargé du secrétariat des pôles sur le site de Montpellier
– Intérim du secrétariat de direction des deux pôles en période de congés
– Le cas échéant, assistance d’appels à projets pour le secrétariat et l’organisation de commissions
– En fonction des besoins, supplée à l’absence du chargé du secrétariat des pôles sur le site de Montpellier
– Assistance ponctuelle du directeur régional adjoint délégué pour la préparation de dossiers et l’organisation de déplacements.

Dans le cadre de la continuité du service public, d’autres missions pourront lui être confiées par son chef de service. L’entretien annuel permet la révision de la fiche de poste en cas de change

Connaissances :
– De missions et politiques culturelles du ministère de la Culture des règles de communication écrite et orale et de l’accueil du public
– De la gestion documentaire
– Des logiciels de traitement de texte et des tableurs
Savoir-faire :
– Accueillir et prendre les messages téléphoniques
– S’adapter aux différents types de public
–  Saisir et mettre en forme les documents administratifs
– Enregistrer et classer les documents
Compétences comportementales (savoir-être) :
– Courtoisie, discrétion
– Excellent relationnel et esprit d’équipe
– Sens du service public
–  Esprit d’initiative et d’autonomie
– Rigueur et méthode
– Polyvalence et investissement personnel
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat

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