Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Le(a) secrétaire du département exerce son activité sur les deux sites du département (Richelieu et Bibliothèque-musée de l’Opéra). Ses missions sont:
– Assistante du directeur et de son adjoint : rédaction des courriers, notes et tableaux, organisation et préparation des réunions, gestion de l’agenda, rédaction de compte rendus de réunions…
– Secrétariat : tri et orientation du courrier, suivi de la messagerie générique du département
établissement et classement de dossiers tant physiques que numérisés
– Diffusion de l’information, accueil et permanence téléphonique
– Intendance : suivi des fournitures et mobiliers de bureaux, soutien logistique aux entrées de collection, participation à l’organisation des événements du département (pots de département, avant-concerts, concerts…)
– Ressources humaines : suivi des congés et absences du personnel dans l’application GTA, transmission des arrêts maladie, des éléments de dossiers de personnel, des cahiers Hygiène et sécurité en lien avec l’assistante de prévention, correspondant(e) Accidents de travail
– Correspondant(e) de logistique administrative (CLA) : gestion de la base de production avec mise à jour des dossiers
– Correspondant(e) GAIA (gestion des accès aux espaces du département)
– Responsable de formation du département : anticipation, recueil et suivi des besoins de formation des agents, rapport annuel de formation
– Accueil des stagiaires et tutorat des stagiaires FACE et stagiaires 3e
Services aux publics : suivi des réponses à distance sur SINBAD, répartition des questions entre les agents et relations avec la coordination au niveau de la DCO
Discrétion
Sens de l’organisation
Goût pour les relations humaines.
Connaissances des techniques de secrétariat
Bonne connaissance des outils informatiques
Géolocalisation du poste : Quai François Mauriac, 75013 Paris, France
Emploi Culturel
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Infos sur l'Entreprise
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