Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Le, l’assistant.e de direction exercera les missions suivantes :
• Tenue des agendas et des plannings
• Accueil téléphonique, prise de rendez-vous, accueil des visiteurs
• Réservation et préparation des salles de réunion
• Préparation et suivi des réunions (constitution des dossiers, comptes-rendus, etc.…)
• Recherche de documents, saisie, rédaction et mise en forme de divers documents (convocations, rapports, courriers, notes…)
• Suivi des actes relatifs aux délégations de signature des préfets et actes de subdélégation
• Gestion et suivi du courrier papier et électronique (enregistrement, transmission aux services concernés)
• Classement et archivage des documents et informations (papier et numérique)
• Participation à des travaux transversaux relatifs à la conservation des données
• Traitement de dossiers ponctuels et suivi d’affaires réservées.
• Intérim de l’accueil lors de l’absence de la titulaire
• Revue de presse quotidienne régionale
Liaisons avec l’interne et l’externe : relations administration centrale du ministère de la Culture/DRAC/partenaires ; coordination interne des informations.
Une montée en compétence sur les différents domaines sera effective par compagnonnage et/ou formation.
Les compétences, connaissances :
• Environnement professionnel : avoir une très bonne connaissance de l’organisation et des missions du ministère de la Culture ; connaissance de l’organisation territoriale de l’État et des collectivités en région Bourgogne-Franche-Comté, bonne connaissance de l’environnement institutionnel et de leurs enjeux
• Techniques de communication
• Techniques de secrétariat bureautique
• Classement et archivage
Les compétences techniques, savoirs faire,
Compétences transversales :
• Capacité d’analyse et de structuration du travail
• Capacités rédactionnelles et de mise en forme des documents
• Réactivité aux consignes, savoir planifier et respecter les délais (veille active)
Compétences techniques :
• Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (word, excel, powerpoint, publipostage, mailing…)
• Savoir planifier, alerter, rendre compte, hiérarchiser les priorités
• Techniques de documentation et de communication
• Sens de la communication
• S’adapter aux différents interlocuteurs
Les compétences comportementales, savoirs être.
• Discrétion et réserve impératives
• Capacité d’écoute avec sérénité et recul par rapport aux événements
• Facultés d’anticipation, d’adaptation et réactivité
• Savoir être courtois et diplomate
• Sens des initiatives et des responsabilités
• Travail en équipe
• Loyauté
• Rigueur et sens de l’organisation
• Autonome
• Discrétion
Géolocalisation du poste : 39 Rue Vannerie 21000 Dijon
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Emploi Culturel
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