Domaine / Métier : Sécurité/Chargée / Chargé de coordination et de planification opérationnelle
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Ce poste sera rattaché directement au directeur du DMT. Il assurera la communication, la planification et le pilotage des tâches entre les chefs de projet organisateur et l’ensemble des services au sein du DMT.
Le coordinateur prendra en compte la diversité des interlocuteurs internes de la BnF dont certains ont une habitude régulière d’organisation d’événements (Direction du mécénat – DME, Service des manifestations de la Direction du développement culturel et du musée – DCM, Direction des Publics) alors que d’autres n’organisent des événements que ponctuellement et n’ont donc pas de familiarité avec les procédures ou les règles applicables.
Il assure les missions suivantes
Planification et organisation
– Recueillir les besoins des parties prenantes internes.
– Animer une réunion hebdomadaire unique de coordination des évènements et d’évaluation des besoins et ressources nécessaires.
– Mettre en place une procédure de déclaration et de suivi des événements
– Élaborer des plannings détaillés pour les événements, en tenant compte des contraintes (espaces, personnel).
– Proposer une évolution des outils de la BnF pour assurer l’efficacité des plannings et le suivi des événements.
– Solliciter la direction générale en cas de conflit d’usage dans le temps ou l’espace.
– Réserver les ressources nécessaires : lieux, équipements, services externes (sécurité, permanences etc.).et alerter en cas d’impossibilité de ressources nécessaires
Coordination des équipes et des prestataires
– Superviser les équipes internes et les coordonner avec les prestataires externes (techniciens, sécurité, logistique).
– Animer des réunions de coordination avec les différents intervenants et principalement le chef de projet de l’événement.
– Assurer une communication fluide et réactive pour garantir la cohérence des actions.
Gestion opérationnelle sur le terrain
– Superviser la mise en place des dispositifs logistiques (signalétique, accueil, équipements techniques, logistique, sécurité, sureté).
– Résoudre rapidement les imprévus et incidents éventuels.
Suivi et évaluation des événements
– Rédiger des bilans post-événements (feedback des participants, analyse des réussites et axes d’amélioration).
– Assurer le reporting auprès de la direction.
– Optimiser les processus pour les événements futurs.
Formation
Une formation SSIAP 2 ou 3, régisseur ou planificateur, Bac+3 à Bac+5 en gestion d’événements, communication, management ou logistique ainsi que sur sur les métiers techniques du bâtiment est requise.
Expérience
Une expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire ou dans la gestion de projets complexes est demandée.
Savoirs
Maîtrise des outils de gestion d’événements (logiciels de planning, gestion de projet, CRM).
Connaissance des réglementations en vigueur (sécurité, autorisations administratives).
Connaissance des contraintes liées à la sûreté.
Savoirs-faire
Gestion budgétaire et suivi des coûts.
Connaissances de métiers techniques liés aux événements.
Savoirs-être
Excellentes capacités de communication et de négociation.
Sens du leadership pour mobiliser et motiver les équipes.
Capacité à gérer les conflits et à prendre des décisions rapides sous pression.
Organisation rigoureuse et sens du détail.
Réactivité et capacité à gérer les imprévus.
Polyvalence et capacité d’adaptation à des contextes variés.
Proactivité et anticipation
Rigueur et sens des priorités
Résistance au stress
Géolocalisation du poste : Quai François Mauriac, 75013 Paris, France
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Emploi Culturel
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