2025-1896554 – Assistant.e administratif.ve chargé.e des RH et du budget au Palais Galliera

Domaine / Métier : Ressources Humaines/Chargée / Chargé de la gestion des RH de proximité
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :

L’assistant.e admisnitratif.ve assure la gestion administrative des activités RH et comptables du musée (environ 90 agents). Polyvalent.e, il.elle assure les missions suivantes :
Pôle RH :
Accueil, conseil et information des agents sur leurs droits et obligations (titulaires et contractuels CDD et CDI publics).
En tant qu’interlocuteur de proximité, il.elle assure l’interface entre la gestionnaire RH (DRHRS) et les agents pour les questions relatives à leur statut, leur carrière, leur paie, leurs droits à prestations sociales…
Contrôle chaque mois les états des heures effectuées (heures supplémentaires, travail dominical et de nuit, jours fériés, vacataires) en lien avec les responsables de service et les communique à la DRHRS pour mise en paie. De plus, il.elle est force de proposition sur la refonte du circuit de gestion interne des états d’heures des événements privés et sa mise en œuvre opérationnelle en appui de la RRHA
Gère les astreintes mensuelles des cadres (recensement des volontaires et services faits), complète le tableau d’état déclaratif et le transmet à la gestionnaire de paie (DRHRS)
Participe à l’organisation des recrutements et assure l’intégration des nouveaux arrivants
Participe à l’organisation et au suivi de la campagne des entretiens annuels professionnels
Recense les besoins en formation dans le cadre du plan de formation annuel pour préparer les arbitrages de la DRHRS et assure le suivi de la réalisation des actions de formation annuelles notamment les formations obligatoires (contrôle les échéances des certifications pour leur recyclage en lien avec les responsables de service)
Est référent.e temps de travail du musée (horaires fixes et variables) et à ce titre est le.la gestionnaire Chronotime du musée
Est référent.e stagiaires pour l’ensemble des services du musée.
Assure la gestion des ordres de mission des agents du musée
Pôle budgétaire :
Est gestionnaire comptable du musée (dépenses en fonctionnement et investissement)
Veille à la bonne mise en œuvre des engagements dans le respect des procédures d’achat en place (devis comparatifs, existence des marchés) et des enveloppes budgétaires disponibles
Veiller au respect de la procédure de mise en paiement des factures après validation des services faits (suivi du dépôt dans Chorus Pro et suivi des délais de mandatement)
Travaille en interface avec l’ensemble des services du musée et les services comptables de la DAF qui sont ses interlocuteurs réguliers. A ce titre, il.elle participe à la préparation des dialogues de gestion interne et externe menés par le SG et la RRHA
Traite dans l’application métier ASTRE les opérations liées aux commandes (vérification des devis, création de tiers, saisie des bons de commande, des engagements, visas, relances)
Suit et traite les factures dans l’application métier DEMABOX
Suit la consommation des crédits délégués au musée, réalisation de virements de crédits, suivi du calendrier d’exécution budgétaire, BP, DM

Profil :
Expérience de gestion administrative et budgétaire et de suivi du temps de travail
Grande rigueur, autonomie et sens de l’organisation
Gestion des priorités, diplomatie, sens de la confidentialité
Capacité à travailler en équipe et à prendre des initiatives

Compétences :
Bonne capacité rédactionnelle, bonne expression orale et aisance relationnelle
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.)
Maîtrise des fonctionnalités de Chronotime souhaitée
Maîtrise des applications métier ASTRE, DEMABOX, INSER

Connaissances :
Connaissances générales en ressources humaines, en finances publiques et en marchés publics
Connaissance des règles de gestion du temps de travail et des règles statutaires de la fonction publique
Géolocalisation du poste : Paris, France

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